ABSTRACT
Para cumprir seus objetivos e diretrizes, bem desenvolver as atividades e rotinas de trabalho previstas em seus planos, as organizações envolvem-se num processo contínuo de comunicação, que acontece tanto a nível interno, entre suas unidades, como a nível externo, com o meio ambiente, onde estão presentes outras instituições e os usários de seus serviços. A matéria-prima desse processo de comunicação é a informação que, registrada em suportes diferenciados (papel, fita magnética, fotografias), é permanentemente reprocessada, isto é, é usada mais do que uma vez. Uma informação gerada numa unidade de prestação de serviços, por exemplo, é manipulada por diferentes instâncias da organização, em tempos diferentes: ela é insumo básico do processo de comunicação. Assim, todo suporte de informação se constitui em documento, simultaneamente produto e meio das relações de comunicação e cujo conjunto forma o acervo documental da organização. O relacionamento da organização com os usuários de seus serviços e com outras instituições é, portanto, mediatizado pelos documentos, notadamente aqueles cujo suporte é o papel. Assim a facilidade de acesso aos seus canais de comunicação, o grau de complexidade e objetividade dos registros de informações e a agilidade da tramitação dos documentos, além de fundamentais no sentido da operacionalização das decisões, revelam uma postura...