5S and 5W2H Tools Applied to Research Laboratories: Experience from Instituto Carlos Chagas - FIOCRUZ/PR for Cell Culture Practices

Abstract Good cell culture practices are a set of technical and management tools recommended for application in research and service laboratories to guarantee the traceability and reproducibility of in vitro experiments. However, most research laboratories do not have a structured quality assurance system and have difficulties organizing their workflows or even priorities in implementing acceptable laboratory practices. In this study, we applied management and quality assurance tools to define the steps necessary to implement acceptable laboratory practices in the multiuser laboratory of cell culture and establish a cell bank at the Carlos Chagas Institute FIOCRUZ-PR. Our team applied the 5W2H and 5S tools for initial diagnosis and established an action plan to implement and manage the laboratory over two years. Thereby, we defined the scope of laboratory activities, including the demand for establishing a cell bank, the supply of cell lines to internal users, user training, and quality control tests. We also mapped the main activities, establishing their flows and all the necessary documentation to ensure traceability and reproducibility. Additionally, the laboratory was organized in compliance with the 5S principles. In conclusion, using management tools, such as the 5W2H and 5S methods, is a simple and affordable method to organize and manage a cell culture laboratory and can be applied to other research laboratories.

Diagrama de Ishikawa e 5W2H como ferramentas de gestão da qualidade em laboratórios de análises clínicas / Ishikawa diagram and 5W2H as quality management tools in clinical analysis laboratory

Introdução: As ferramentas da qualidade são técnicas gerenciais utilizadas para definir, mensurar, analisar e propor soluções de problemas que interferem nas instituições empresariais e comerciais , como por exemplo, no laboratório de análises clínicas facilitando a solução e resolução destes, diminuindo os custos para a instituição e assegurando aos clientes a prestação de serviços mais qualificados. Objetivos: Analisar a aplicação das ferramentas da qualidade Diagrama de Ishikawa e 5W2H para otimização dos processos gerenciais em um laboratório de análises clínicas. Métodos: Analisaram-se registros de reclamações de clientes atendidos em um laboratório de análises clínicas da Região do Vale dos Sinos, no período de junho a agosto de 2013. Utilizou-se o Diagrama de Ishikawa para a identificação e a análise das reclamações e o 5W2H para a proposição de soluções dos mesmos.Resultados: Foram relatadas sete reclamações (uma da área técnica e seis relacionadas com recepção e coleta). Por meio da utilização das ferramentas foi possível mapear e identificar os problemas, planejar e identificar oportunidades de melhorias nos processos, a fim de promover a garantia da qualidade. Discussão: as ferramentas da qualidade, além de permitirem a avaliação do setor, contribuem também para o bom desempenho dos processos e para o alcance e evolução da qualidade em análises clínicas. É necessário haver comprometimento de toda a organização, onde o trabalho de treinamento e reciclagem deve ser constante. Conclusão: As ferramentas utilizadas permitiram a melhor visualização dos problemas, facilidade na busca de ações corretivas e preventivas, além de maior confiabilidade.