Propuesta de requisitos generales para el sistema de gestión documental de la Universidad de La Habana / Proposal of general requirements for the document management system at the University of Havana

El objetivo de la presente investigación fue proponer una especificación de requisitos generales para el sistema de gestión documental de la Universidad de La Habana consecuente con un ejercicio de gobierno más responsable, abierto, transparente e inclusivo, con un enfoque orientado a la rendición de cuentas y a un mayor control social. La investigación presentó un diseño descriptivo y un enfoque mixto, con predominio cualitativo. Para contribuir al desarrollo de un sistema de información que creara capacidades sobre la base de información de calidad en esta institución, el estudio se basó en la triangulación de dos metodologías: una desde el dominio de la gestión documental y otra desde la ingeniería de requisitos. Como resultado, se presentaron 22 elementos y 201 requisitos, entre funcionales y no funcionales, con un carácter flexible y modular, que deben ser establecidos para el funcionamiento efectivo del sistema de gestión documental de esta Universidad(AU)

The purpose of the study was to propose a general requirements specification for the document management system at the University of Havana, in keeping with more responsible, open, transparent and inclusive governance, an accountability-oriented approach and greater social control. The research had a descriptive design, a mixed approach and qualitative predominance. To contribute to the development of an information system which would build capacities on the basis of quality information in this institution, the study was based on the triangulation of two methodologies: one from the document management domain and the other from requirements engineering. As a result, 22 items and 201 requirements were presented, both functional and non-functional, of a flexible and modular nature, which should be established for the effective operation of the document management system at this university(AU)

Impacto de la implementación de un sistema documental en el aseguramiento de la calidad en un laboratorio de análisis clínicos de un hospital público / Impact of the implementation of a documentary system on quality assurance in a clinical analysis laboratory of a public hospital

El objetivo de este trabajo fue establecer el impacto de la implementación de un sistema de gestión de calidad (SGC) en el desempeño del laboratorio de análisis clínicos del Hospital Materno Provincial. Se diseñaron diez indicadores de calidad (IC), que se midieron pre y posimplementación del sistema documental. Se encontró para el indicador solicitud médica incorrecta (SMI) una disminución de 11,2% a 6% cuando se implementó la gestión documental. Para el indicador omisión del diagnóstico (OD), el porcentaje bajó de 41,6% a 27,9% luego de la intervención. Se encontró un 5% de errores en ingreso al sistema informático del laboratorio (EI-SIL) en situación basal y 3,9% posimplementación, mientras que el indicador muestras mal remitidas (MMR) disminuyó de 3,1% a 1,9%. El 58% de los analitos disminuyó el índice de error total (IET) y el 80% aumentó el valor de sigma luego de la intervención. El 61% de los analitos disminuyó el valor de incertidumbre, mejorando de esta manera el desempeño de los métodos analíticos. El porcentaje de valores críticos (VC) comunicados al médico terapeuta antes de los 60 minutos aumentó del 20 al 54% después de la implementación de la gestión documental, mientras que el indicador reimpresión de informes (RI) disminuyó de 5,2 a 1,8%. El tiempo de respuesta (TAT) disminuyó de 164 a 125 minutos. La implementación de un SGC bajo los requisitos de normas internacionales mejoró el conocimiento y funcionamiento de los procesos del laboratorio clínico, evidenciado por la disminución de los errores en las etapas preanalítica, analítica y posanalítica.

The purpose of this study was to analyze the impact of implementing a quality management system (QMS) in the performance of a clinical laboratory of Hospital Materno Provincial. Ten quality indexes (QI) have been designed; they were measured before and after the implementation of the document management system (DMS). For the "incorrect medical application" index, there was a reduction from 11.2% to 6% when the DMS was implemented. For the "diagnostic omission" index, the percentage decreased from 41.6% to 27.9% after the implementation. Five per cent of mistakes were found in the admission of the laboratory computer system in the baseline state and 3.9% of the mistakes were found after implementation of the system. Meanwhile, the "incorrect sent samples" index decreased from 3.1% to 1.9%. Fifty eight per cent of the analytes decreased the total error index and 80% of them increased the sigma value after the intervention. Sixty one per cent of the analytes decreased the uncertainty value, thus improving the performance of analytical methods. The percentage of critical values communicated to the physician before the 60 minutes increased from 20% to 54% after the implementation of the DMS, while the "reprint of reports" index decreased from 5.2% to 1.8%. The turn around time (TAT) decreased from 164 to 125 minutes. The implementation of a QMS, under the requirements of international standards, improved the knowledge and the functioning of different processes of the clinical laboratory. This has been evidenced by the decrease of mistakes in the pre-analytical, analytical and post-analytical phases.

O objetivo deste trabalho foi estabelecer o impacto da implementação de um sistema de gestão de qualidade (SGC) no desempenho do laboratório de análises clínicas do Hospital Materno Provincial. Foram desenhados dez indicadores de qualidade (IQ), que foram medidos antes e depois da implementação do sistema documental. Foi achada uma diminuição de 11,2% para 6% no indicador solicitação médica incorreta, (SMI) quando se aplica a gestão documental. Para o indicador omissão do diagnóstico, a porcentagem baixou de 41,6% para 27,9% após a intervenção. Foram encontrados 5% de erros em entrada ao sistema informático do laboratório (EI-SIL) em situação basal e 3,9% pós-implantação, enquanto que o indicador amostras mal encaminhadas (AME) diminuiu de 3,1% para 1,9%. cincuenta e ocho por ciento dos analitos diminuíram o índice de erro total (IET) e 80% aumentou o valor de sigma após a intervenção. Sesenta e uno por ciento dos analitos diminuiu o valor de dúvidas, melhorando desta maneira o desempenho dos métodos analíticos. A porcentagem de valores críticos (VC) comunicados ao médico terapeuta antes dos 60 minutos aumentou de 20 para 54% depois da implementação da gestão documental, enquanto que o indicador reimpressão de relatórios diminuiu de 5,2 para 1,8%. O tempo de resposta diminuiu de 164 para 125 minutos. A implementação de um SGC sob os requisitos de normas internacionais melhorou o conhecimento e funcionamento dos processos do laboratório clínico, evidenciado pela diminuição dos erros nas etapas pré-analítica, analítica e pós-analítica.

Diseño de un sistema de gestión documental para organizaciones cubanas / Design of a document management system for Cuban organizations

Proponer el diseño de un sistema de gestión documental para organizaciones cubanas, en el territorio de Camagüey, teniendo en cuenta la importancia de la conservación del patrimonio documental en las organizaciones. Métodos: se incluyeron como muestra 42 empresas del territorio camagüeyano que se encuentran en perfeccionamiento empresarial. Se aplicaron encuestas para evaluar la situación sobre el dominio y el conocimiento de la gestión documental en estas organizaciones. Resultados: los datos obtenidos en las encuestas aplicadas en las diferentes entidades empresariales sirvieron de base para desarrollar la propuesta del sistema de gestión documental, el cual se realizó a partir de la programación de 4 etapas, donde se definieron los objetivos a alcanzar en cada una de ellas. Conclusiones: el sistema de gestión documental diseñado cumple con las normas internacionales y con los requisitos establecidos en el decreto ley 265, que establece las disposiciones generales para la protección del patrimonio documental de la nación...

Propose the design of a documentary management system for Cuban organizations in the territory of Camagüey, bearing in mind the importance of the preservation of the documentary heritage in the organizations. Methods: the sample was composed of 42 organizations undergoing enterprise improvement in the territory of Camagüey. Surveys were applied to evaluate the current status of knowledge about and command of document management in these organizations. Results: the data obtained from the surveys applied in the various enterprises served as basis for developing the proposal of document management system, which was structured into four stages with specific objectives defined for each of them. Conclusions: the document management system designed complies with international standards and the requirements included in Decree Law 265, where general provisions are established for the protection of the country's documentary heritage...