ABSTRACT
Resumen Este artículo tiene como objetivo presentar la metodología y resultados de la investigación realizada sobre la adaptación e implementación de un software de código abierto para la descripción documental acorde a las normas internacionales de descripción, en la Fundación Universitaria para el Desarrollo Humano-UNINPAHU. Motivó la investigación el cumplimiento de la normatividad archivística que obliga a las entidades a realizar la descripción de los documentos para un mejor acceso a la información, por tanto, el alcance de este estudio describe los actos administrativos institucionales, en este caso una muestra de la serie documental simple, resoluciones rectorales. La metodología de investigación utilizada fue descriptiva, aplicada y exploratoria, ya que se emplearon teorías, normas y herramientas tecnológicas para la descripción documental, con el fin de contribuir a la institución con un sistema de información que le permita a nivel administrativo describir y controlar su producción documental, y a nivel académico fortalecer las prácticas archivísticas de sus estudiantes. Finalmente se concluye que el sistema de información implementado permitió el registro de metadatos de las resoluciones y su recuperación por los distintos puntos de acceso, lo cual beneficia a la institución al tener un sistema que le permita conservar y acceder a su memoria institucional. El resultado fue la implementación y personalización del sistema de información ICA-AtoM en ambientes administrativo y académico para la Universidad UNINPHAU.
Abstract This article presents the methodology and results of the research carried out about the adaptation and implementation of a software with an open source for the documentary description according to the international standards of description in the University Foundation-UNINPAHU. The research was motivated by compliance of the archival regulations that oblige the entities to make the description of the documents for a better to the access to information; therefore, the scope of this study was to describe the institutional administrative acts, in this case a sample of the simple documentary series, rectoral resolutions. The research was applied and exploratory, since theories, norms, and technological tools were used for the documentary description, in order to contribute with an information system that allows the administrative level to describe and control its documentary production, since academic level strengthen the archival practice of their students. Finally, it is concluded that the implemented information system allowed the registration of metadata of the regulations and their recovery by the different points of access, which benefits the institution by having a system that allows it to conserve and access to institutional memory. The result was the implementation and personalization of the ICA-AtoM information system in administrative and academic environments for the university -UNINPAHU.
Subject(s)
Abstracting and Indexing , Document Analysis , History , Software , ColombiaABSTRACT
El propósito del presente artículo es exponer el proceso de descripción archivística para describir los fondos del Archivo Universitario de Ciencias Médicas de La Habana. Para esto se vincularon y se relacionaron las normas de descripción archivística: ISAD (G), ISDIAH, ISAAR (CPF) e ISDF. Se realizó el análisis documental para la recopilación bibliográfica de las principales categorías, mensajes y elementos conceptuales centrales que sustentan el estudio, lo que permitió un acercamiento a las categorías de análisis desde la perspectiva de entidades reconocidas en el campo de la descripción archivística y la consulta directa de las normas de descripción. Se obtuvo como resultado la descripción de forma gráfica de las relaciones entre los objetos de descripción de las normas estudiadas y se integraron en una propuesta de proceso de descripción basado en las relaciones entre el objeto de descripción de cada una de ellas, para su implementación en el archivo universitario. Se ratifica que la descripción archivística está enfocada a la descripción del documento y su contexto de creación, uso, mantenimiento y acceso. El proceso de descripción que se propone integra las cuatro normas: ISAD (G), ISDF, ISDIAH e ISAAR (CPF), las cuales tienen objetos de descripción relacionados con el contexto de los documentos de archivo...
The paper presents the process of archival description of the funds stored at the Medical Sciences University Archive in Havana. The following archival description standards were applied: ISAD (G), ISDIAH, ISAAR (CPF) and ISDF. Document analysis was performed to collect the main categories, messages and concepts serving as foundation for the study, approaching the categories from the perspective of entities recognized in the field of archival description, as well as direct consultation of description standards. A graphic description was obtained of the relationships between the objects described in the standards studied, which were integrated into a proposal for the process of description based on the links between the objects being described in each of them, with a view to their implementation in the university archive. It was confirmed that archival description is aimed at describing the document and the context of its creation, its use, maintenance and access. The description process proposed integrates the four standards: ISAD (G), ISDF, ISDIAH and ISAAR (CPF), whose description objects are related to the context of archival documents...