Propuesta de requisitos generales para el sistema de gestión documental de la Universidad de La Habana / Proposal of general requirements for the document management system at the University of Havana

El objetivo de la presente investigación fue proponer una especificación de requisitos generales para el sistema de gestión documental de la Universidad de La Habana consecuente con un ejercicio de gobierno más responsable, abierto, transparente e inclusivo, con un enfoque orientado a la rendición de cuentas y a un mayor control social. La investigación presentó un diseño descriptivo y un enfoque mixto, con predominio cualitativo. Para contribuir al desarrollo de un sistema de información que creara capacidades sobre la base de información de calidad en esta institución, el estudio se basó en la triangulación de dos metodologías: una desde el dominio de la gestión documental y otra desde la ingeniería de requisitos. Como resultado, se presentaron 22 elementos y 201 requisitos, entre funcionales y no funcionales, con un carácter flexible y modular, que deben ser establecidos para el funcionamiento efectivo del sistema de gestión documental de esta Universidad(AU)

The purpose of the study was to propose a general requirements specification for the document management system at the University of Havana, in keeping with more responsible, open, transparent and inclusive governance, an accountability-oriented approach and greater social control. The research had a descriptive design, a mixed approach and qualitative predominance. To contribute to the development of an information system which would build capacities on the basis of quality information in this institution, the study was based on the triangulation of two methodologies: one from the document management domain and the other from requirements engineering. As a result, 22 items and 201 requirements were presented, both functional and non-functional, of a flexible and modular nature, which should be established for the effective operation of the document management system at this university(AU)

Integración de los enfoques de gestión documental y gestión de riesgos para el tratamiento de la información como evidencia de actos y transacciones organizacionales / Integration of the approaches of documentary management and risk management for the treatment of the information as evidence of acts and organizational transactions

En el presente artículo se exploran los nexos entre gestión documental y gestión de riesgos. Para esto se analiza cómo la gestión documental ha evolucionado en las últimas décadas hasta enfocarse en los procesos de captura y mantenimiento de evidencias de actos y transacciones de negocios. Se muestra cómo la literatura especializada exploró dicha relación e identificó que los documentos son tanto fuentes de información para la identificación de riesgos, como objetos de riesgos en sí mismos. Se concluye que los sistemas de gestión documental ayudan a las organizaciones a gestionar la incertidumbre en relación con el fracaso en la creación y control de documentos de calidad, por el impacto negativo que esto tiene en la capacidad de la organización para lograr sus objetivos. En este sentido se considera que un sistema de gestión documental es un sistema de gestión de riesgos, en el que es esencial la determinación de requisitos de gestión documental para la identificación y la mitigación de riesgos organizacionales derivados de la información, como evidencia de actos y transacciones de negocios(AU)

In this article the links between records management and risk management are explored. It is exposed how records management has evolved in recent decades to focus on the processes of capture and maintenance of acts evidence and business transactions. It shows how the specialized literature explored this relationship and identified that documents are both information sources for risks identification, and objects of risks in themselves. It is concluded that Records Management Systems help organizations to manage the effect of uncertainty in relation to the failure in the creation and control of quality documents, due to the negative impact that this has on the organization's capacity to achieve its objectives. In that sense a Records Management System is considered to be a Risk Management system, where it is essential the determination of records management requirements for the identification and mitigation of organizational risks derived from information as acts and business transactions evidences(AU)

La gestión de documentos de archivo en el actual contexto organizacional y la introducción a la Norma ISO 15489 / The archive documents management in the current organizational context and introduction to ISO 15489 Standard

Se aborda la gestión documental en el contexto organizacional actual. Se examina el concepto de documento de archivo y las complejidades de su manejo en el ambiente digital que afectan su capacidad de constituir evidencia veraz de los procesos de negocios organizacionales. Finalmente se presenta la Norma ISO 15489 Información y documentación Gestión de Documentos como una metodología útil para la adecuada gestión de documentación archivística, independientemente de su soporte, en el contexto organizacional. Se ofrecen consideraciones finales y recomendaciones

The documentary management in the current organizational context is approached. The concept of archive document and the complexity of its management in the digital environment affecting its ability to create a truthful evidence of processes of organizational business are examined. Finally, the ISO 15489 Standard is presented: Information and documentation document management as a useful methodology for a appropriate management of archives documents, independently of its support in the organizational context. Final considerations and recommendations are offered