Lineamientos técnicos para la documentación asociada a la gestión por procesos del Ministerio de Salud / Technical guidelines for documentation associated with the process management of the Ministry of Health

El presente documento es una herramienta documental para la gestión por procesos del Ministerio de Salud, en adelante el Minsal, que inicia en la elaboración de un documento y finaliza hasta su oficialización. En este instrumento se establecen los lineamientos adoptados por el Minsal para cumplir objetivos, requisitos legales, requisitos del usuario, así como los diferentes elementos que conforman la gestión documental, asociados a la gestión por procesos. Estos lineamientos desarrollan el proceso de elaboración, revisión, actualización, aprobación, distribución, permisos de acceso a la información, control documental, registro de información y eliminación o manejo de documentos obsoletos, para asegurar la adecuada implementación y seguimiento continuo de la aplicación de estos lineamientos técnicos

This document is a documentary tool for the process management of the Ministry of Health, hereinafter the Ministry of Health, which initiates the preparation of a document and finalizes it until it is formalized. This instrument establishes the guidelines adopted by the Minsal to meet objectives, legal requirements, user requirements, as well as the different elements that make up document management, associated with process management. These guidelines develop the process of elaboration, revision, updating, approval, distribution, permissions of access to information, document control, recording of information and disposal or handling of obsolete documents, to ensure the proper implementation and continuous monitoring of the application of these technical guidelines

Identificación documental sobre la COVID-19 y las experiencias en la Fiscalía General de la República de Cuba / Document identification about COVID-19 and experiences at the Office of the Attorney General of the Republic of Cuba

La Fiscalía General de la República ha jugado un rol importante en relación con la COVID-19. Esta institución ha generado un amplio volumen de documentos archivísticos como reflejo de sus actuaciones en el enfrentamiento a la pandemia. El propósito de este trabajo fue mostrar los resultados de una identificación documental realizada sobre las acciones de enfrentamiento y prevención de la COVID-19 en la en la Fiscalía General de la República de Cuba. La identificación se realizó a partir de 11 elementos relacionados con la gestión documental, para lo cual se realizó un análisis de los documentos correspondientes a los meses de abril y mayo del año 2020. Se expusieron las debilidades encontradas en relación con la gestión documental de la Fiscalía, lo que contribuirá a mejorar su trabajo organizacional(AU)

The Office of the Attorney General of the Republic has played an important role in relation to COVID-19. This institution has generated a large number of archival documents reflecting its actions in response to the pandemic. The purpose of the study was to present the results of a document identification effort concerning the response to and prevention of COVID-19 at the Office of the Attorney General of the Republic. The identification started from 11 elements related to document management, for which an analysis was performed of the documents corresponding to the months of April and May 2020. The weaknesses found in relation to document management were revealed, which will contribute to improve organizational work at the Office)

Propuesta de requisitos generales para el sistema de gestión documental de la Universidad de La Habana / Proposal of general requirements for the document management system at the University of Havana

El objetivo de la presente investigación fue proponer una especificación de requisitos generales para el sistema de gestión documental de la Universidad de La Habana consecuente con un ejercicio de gobierno más responsable, abierto, transparente e inclusivo, con un enfoque orientado a la rendición de cuentas y a un mayor control social. La investigación presentó un diseño descriptivo y un enfoque mixto, con predominio cualitativo. Para contribuir al desarrollo de un sistema de información que creara capacidades sobre la base de información de calidad en esta institución, el estudio se basó en la triangulación de dos metodologías: una desde el dominio de la gestión documental y otra desde la ingeniería de requisitos. Como resultado, se presentaron 22 elementos y 201 requisitos, entre funcionales y no funcionales, con un carácter flexible y modular, que deben ser establecidos para el funcionamiento efectivo del sistema de gestión documental de esta Universidad(AU)

The purpose of the study was to propose a general requirements specification for the document management system at the University of Havana, in keeping with more responsible, open, transparent and inclusive governance, an accountability-oriented approach and greater social control. The research had a descriptive design, a mixed approach and qualitative predominance. To contribute to the development of an information system which would build capacities on the basis of quality information in this institution, the study was based on the triangulation of two methodologies: one from the document management domain and the other from requirements engineering. As a result, 22 items and 201 requirements were presented, both functional and non-functional, of a flexible and modular nature, which should be established for the effective operation of the document management system at this university(AU)

Integración de los enfoques de gestión documental y gestión de riesgos para el tratamiento de la información como evidencia de actos y transacciones organizacionales / Integration of the approaches of documentary management and risk management for the treatment of the information as evidence of acts and organizational transactions

En el presente artículo se exploran los nexos entre gestión documental y gestión de riesgos. Para esto se analiza cómo la gestión documental ha evolucionado en las últimas décadas hasta enfocarse en los procesos de captura y mantenimiento de evidencias de actos y transacciones de negocios. Se muestra cómo la literatura especializada exploró dicha relación e identificó que los documentos son tanto fuentes de información para la identificación de riesgos, como objetos de riesgos en sí mismos. Se concluye que los sistemas de gestión documental ayudan a las organizaciones a gestionar la incertidumbre en relación con el fracaso en la creación y control de documentos de calidad, por el impacto negativo que esto tiene en la capacidad de la organización para lograr sus objetivos. En este sentido se considera que un sistema de gestión documental es un sistema de gestión de riesgos, en el que es esencial la determinación de requisitos de gestión documental para la identificación y la mitigación de riesgos organizacionales derivados de la información, como evidencia de actos y transacciones de negocios(AU)

In this article the links between records management and risk management are explored. It is exposed how records management has evolved in recent decades to focus on the processes of capture and maintenance of acts evidence and business transactions. It shows how the specialized literature explored this relationship and identified that documents are both information sources for risks identification, and objects of risks in themselves. It is concluded that Records Management Systems help organizations to manage the effect of uncertainty in relation to the failure in the creation and control of quality documents, due to the negative impact that this has on the organization's capacity to achieve its objectives. In that sense a Records Management System is considered to be a Risk Management system, where it is essential the determination of records management requirements for the identification and mitigation of organizational risks derived from information as acts and business transactions evidences(AU)

Gestión documental, de información, del conocimiento e inteligencia organizacional: particularidades y convergencia para la toma de decisiones estratégicas / Record, information and knowledge management and organizational intelligence: distinguishing features and convergence in strategic decision making

El objetivo de este trabajo es identificar los elementos, procesos y sistemas de información relacionados con la gestión documental, la gestión de información, la inteligencia organizacional y la gestión del conocimiento que inciden en la toma de decisiones estratégicas de instituciones de información. Se utilizó el análisis documental para examinar los componentes y características particulares de cada uno de estos procesos gerenciales y el modo en que inciden en los máximos niveles de decisión organizacional de las instituciones de información. Se realizó un análisis descriptivo para esclarecer y precisar los recursos, los procesos y los sistemas informacionales que intervienen en la toma de decisiones estratégicas de bibliotecas, archivos y centros de información de amplio reconocimiento para el sector de las Ciencias de la Información en Cuba. Los documentos archivísticos, la información organizacional interna y externa y el conocimiento constituyen recursos clave para la toma de decisiones estratégicas. Entre los componentes asociados a estos procesos gerenciales se destacan los sistemas de gestión documental y los sistemas de información organizacional. Los procesos informacionales y cognitivos que inciden en la toma de decisiones son la identificación de necesidades de información y los flujos informativos, la búsqueda y selección de información, al análisis, así como la creación y uso de conocimiento organizacional. La toma de decisiones ha adquirido una marcada dependencia hacia los procesos gerenciales relacionados con la información y el conocimiento; de ahí su carácter informacional, por lo que se requiere una adecuada proyección e interrelación de estos para garantizar decisiones efectivas sobre la base de un buen uso de estos recursos estratégicos.

The study is aimed at identifying the information systems, elements and processes related to record, information and knowledge management and organizational intelligence which influence strategic decision making at information institutions. Document analysis was used to examine the particular characteristics and components of each of these management processes, as well as their influence on the top levels of organizational decision making at information institutions. A descriptive analysis was performed to clarify and accurately determine the information systems, resources and processes involved in strategic decision making at libraries, archives and information centers of broad recognition in the sector of information sciences in Cuba. Archival documents, internal and external organizational information, and knowledge are key resources in strategic decision making. Document management and organizational information systems stand out among the components associated to these management processes. The information and cognitive processes influencing decision making are the identification of information needs and information flows, the search for and selection of information, and the creation, analysis and use of organizational knowledge. Decision making has become heavily dependent on management processes related to information and knowledge, hence its informational nature. Therefore, these strategic resources should be appropriately projected and interrelated to ensure the effectiveness of decisions.

Diseño de un sistema de gestión documental para organizaciones cubanas / Design of a document management system for Cuban organizations

Proponer el diseño de un sistema de gestión documental para organizaciones cubanas, en el territorio de Camagüey, teniendo en cuenta la importancia de la conservación del patrimonio documental en las organizaciones. Métodos: se incluyeron como muestra 42 empresas del territorio camagüeyano que se encuentran en perfeccionamiento empresarial. Se aplicaron encuestas para evaluar la situación sobre el dominio y el conocimiento de la gestión documental en estas organizaciones. Resultados: los datos obtenidos en las encuestas aplicadas en las diferentes entidades empresariales sirvieron de base para desarrollar la propuesta del sistema de gestión documental, el cual se realizó a partir de la programación de 4 etapas, donde se definieron los objetivos a alcanzar en cada una de ellas. Conclusiones: el sistema de gestión documental diseñado cumple con las normas internacionales y con los requisitos establecidos en el decreto ley 265, que establece las disposiciones generales para la protección del patrimonio documental de la nación...

Propose the design of a documentary management system for Cuban organizations in the territory of Camagüey, bearing in mind the importance of the preservation of the documentary heritage in the organizations. Methods: the sample was composed of 42 organizations undergoing enterprise improvement in the territory of Camagüey. Surveys were applied to evaluate the current status of knowledge about and command of document management in these organizations. Results: the data obtained from the surveys applied in the various enterprises served as basis for developing the proposal of document management system, which was structured into four stages with specific objectives defined for each of them. Conclusions: the document management system designed complies with international standards and the requirements included in Decree Law 265, where general provisions are established for the protection of the country's documentary heritage...

Reflexiones sobre la gestión documental frente a los principios bioéticos en la investigación científica en Brasil / Discussions about of the document management considering the bioethics principles of scientific research in Brazil

En este estudio se busca una reflexión, basada en la literatura especializada, sobre el papel de la gestión documental frente a los principios y normativas de la ética en la investigación científica en Brasil. Esta investigación cualitativa, de carácter bibliográfico y documental, adoptó la técnica del análisis del contenido. La hipótesis que se presenta en esta reflexión es que la gestión documental no es una conducta éticamente neutra; por el contrario, posee implicaciones en el valor ético de consideraciones de los intereses implicados en las investigaciones que involucran a seres humanos sometidos a los comités de ética en investigación. Este estudio permitió conocer el funcionamiento y las necesidades de los comités de ética de la investigación, en cuanto a su gestión documental, considerando los valores éticos involucrados. También se consiguió investigar los principales aspectos definidores de la gestión documental, la tipología y el flujo documental, entre otros aspectos relevantes al tema.

The aim of this study is to reflect based in the specialized literature about the role of document management considering the principles and norms of ethic in research in Brazil. The research has a qualitative interpretation and a bibliographic and documental character. It was adopted the technique of content analysis for the survey of the information obtained. The main hypothesis involved in this reflection is that the document management is not an ethically neutral conduct, but instead of it, have implications in the ethical evaluation of the interests implied in the researches that involves human beings, submitted to the Research Ethics Committees. This study makes possible to knew the functioning and needs of the Research Ethics Committees in respect to its document management, taking consideration of the ethical principles involved. Makes possible also to investigate the outlines of documental management, the document typology and the document circle, between some other relevant questions.

La gestión de documentos de archivo en el actual contexto organizacional y la introducción a la Norma ISO 15489 / The archive documents management in the current organizational context and introduction to ISO 15489 Standard

Se aborda la gestión documental en el contexto organizacional actual. Se examina el concepto de documento de archivo y las complejidades de su manejo en el ambiente digital que afectan su capacidad de constituir evidencia veraz de los procesos de negocios organizacionales. Finalmente se presenta la Norma ISO 15489 Información y documentación Gestión de Documentos como una metodología útil para la adecuada gestión de documentación archivística, independientemente de su soporte, en el contexto organizacional. Se ofrecen consideraciones finales y recomendaciones

The documentary management in the current organizational context is approached. The concept of archive document and the complexity of its management in the digital environment affecting its ability to create a truthful evidence of processes of organizational business are examined. Finally, the ISO 15489 Standard is presented: Information and documentation document management as a useful methodology for a appropriate management of archives documents, independently of its support in the organizational context. Final considerations and recommendations are offered

Gestión documental, de la información y del conocimiento en los escenarios ciberperiodísticos / Information and knowledge documentary management in cyberjournalistic scenaries

Se realiza una aproximación al ciberperiodismo a partir de las perspectivas y aportaciones que ofrecen la gestión documental, de la información y del conocimiento desde las ciencias de la información. Se trata de un acercamiento preliminar —a modo de proposición— a los presupuestos de estas áreas de saberes vinculadas con los ámbitos de la gestión organizacional, con el objetivo de integrarlos sobre la base de una comprensión de los medios en línea como sistemas complejos de información y comunicación. Se tratan los principales puntos de giro del periodismo digital con respecto a las prácticas tradicionales y se analizan las implicaciones y posibles desempeños de los subsistemas documentales, de información y del conocimiento, así como su necesaria articulación, para una reconfiguración ascendente y continua del ciberperiodismo, sus procesos, papeles y servicios en los escenarios hipertextuales, multimediales e interactivos que generan y potencian Internet y las tecnologías de la información y la comunicación.

The article presents an approach to cyberjournalism from the perspectives and contributions of documentary, information and knowledge management. This is a preliminary approach -a proposal- to these organizational management related to these knowledge areas, in order to integrate them in the understanding of digital media as complex information and communication systems. Moreover, the article analyzes the implications of documentary, information and knowledge subsystems in digital media, and the need to articulate them for the continuous reconfiguration of processes, roles and services related to cyberjournalism, in an Internet scenario of developments in information and communication technologies.

La gestión documental, de información y el conocimiento en la empresa: El caso de Cuba / Documental, information and knowledge management in the enterprise: The Cuban case

Se caracteriza la era de la información, sus componentes; así como el impacto de las tecnologías de la información y las comunicaciones en los sistemas empresariales. Se particulariza en la importancia y el papel de la gestión de información y el conocimiento como recursos estratégicos para el logro de los objetivos esenciales en la empresa. Se expone la relación existente entre gestión documental, de información y del conocimiento; así como la importancia de cada uno de ellas y la sinergia que se desarrolla entre ellas. Se reconoce la gestión documental como la expresión tangible del conocimiento tàcito convertido en explícito. Se exploran las regulaciones legales que soportan el establecimiento de estos enfoques en Cuba y su incidencia específica en el sector empresarial. Se esboza cómo el Modelo y Sistema de evaluación de empresas de alto desempeño constituyen una propuesta para el perfeccionamiento de su subsistema de información interna, al establecer la verificación documental como requisito en cada uno de los grupos de criterios utilizados para realizar la evaluación.

The information age, its components, and the impact of information and communications technologies on the enterprise systems are described. The importance and the role of information and knowledge management as strategic resources to achieve the essential objectives in the enterprise are stressed. The relationship existing among the documentary, information and knowledge management; the importance of each of them and the synergy developed among them are exposed. The documentary management is recognized as the tangible expression of tacit knowledge turned into explicit. The legal regulations supporting the establishment of these approaches in Cuba are explored as well as their specific incidence on the entrepreneurial sector are explored. It is explained how the Model and System of Evaluation of High Performance Enterprises is a proposal for the improvement of their subsystem of internal information, on establishing the documentary verification as a requirement in each of the criteria groups used to carry out the evaluation.

Propuesta de cuadro de clasificación funcional para el sistema de archivos de la Universidad de las Ciencias Informáticas de Cuba / Proposal of a functional classification chart for the archives system of the Cuban University of Informatics Science

Se expone el contexto en el que se desarrolla la producción documental de la Universidad de las Ciencias Informàticas de Cuba. Se realiza una propuesta de organización documental basada en los principios archivísticos fundamentales para la referida institución.

It is exposed the context in which the documentary production of the Cuban University of Informatics Sciences is developed. A proposal of documentary organization based on the fundamental archive principles is made for this institution.