Lessons learned from the implementation of a Management Information System designed at the University of Otavalo, Ecuador / Lecciones aprendidas de la implementación de un Sistema de Información Gerencial diseñado en la Universidad de Otavalo, Ecuador

ABSTRACT

Abstract The purpose of this paper is to analyze the essential features of a Management Information System (MIS), designed and implemented at the Universidad de Otavalo to support strategic planning, institutional evaluation, and decision making. A five-phase and fifteen-stage process was applied, along with their corresponding techniques and expected results. Based on the literature review and their experience with the implementation, the authors devised a novel MIS implementation approach, comprising the following phases planning, information analysis, MIS design, implementation and evaluation. The MIS consisted of four main modules teaching, research, linkages with society, and management, and was based on the client-server model. The literature review did not yield any publications that discussed truly integrated management information systems applied to university management covering the four main modules, thus confirming the originality of the work described in this paper. The MIS implementation results contributed to the improvement of the management of the university through the automation of most of the processes and activities related to institutional planning and evaluation, and considerably accelerated the processing and analysis of useful information for decision making.

RESUMEN

Resumen El objetivo de este estudio fue analizar las características esenciales de un Sistema de Información Gerencial (SIG), diseñado e implementado en la Universidad de Otavalo para apoyar la planificación estratégica, la evaluación institucional y la toma de decisiones. Se aplicó un procedimiento integrado por cinco fases y quince etapas, con sus correspondientes técnicas y resultados esperados. En base a la revisión bibliográfica y las experiencias devenidas de la implementación, los autores elaboraron un procedimiento original, cuyas fases son Planificación, Análisis de la información, Diseño del SIG, Implementación y Evaluación. El SIG estuvo formado por cuatro módulos principales academia, investigación vinculación y administración, y se basó en el modelo cliente-servidor. En la búsqueda realizada no se encontraron evidencias de publicaciones referidas a sistemas integrados aplicados a la gestión universitaria, considerando el contenido de los cuatro módulos señalados, lo cual fundamenta la originalidad del trabajo. Los resultados de la implementación del SIG contribuyeron al perfeccionamiento de la gestión universitaria, mediante la automatización de la mayoría de los procesos y actividades vinculados con la planificación y la evaluación institucional y agilizaron considerablemente el procesamiento y análisis de la información útil para la toma de decisiones.