Assessment of the pre-analytical phase of a clinical analyses laboratory / Avaliação da fase pré-analítica de um laboratório de análises clínicas

ABSTRACT

ABSTRACT Introduction: The pre-analytical phase encompasses the procedures prior to the performance of the laboratory tests, which are the physician's requisition, patient and tests registration, collection and transport of samples. This phase involves different professionals and is responsible for the majority of the laboratory errors. Objective: To assess the pre-analytical phase of a public laboratory through quality indicators (QI). Method: Nonconformities (NC) in the physician's requisitions and in the patients and tests registrations were evaluated during the quality checking process. A questionnaire was applied to evaluate the service and the satisfaction of the laboratory's client. The QI were calculated considering the number of NC in the processes in relation to the total opportunities, compared with specifications described in the literature and evaluated by the Sigma metric. Results: The pre-analytical phase was evaluated by 34 QI. From these, 18 presented Sigma score lower than 3.0, six between 3.0 and 4.0, six above 4.0 and four presented Sigma score of 6.0. The completiton of requisitions presented worse performance than the process of tests registration. Regarding the three stages of the pre-analytical phase evaluated, the scheduling presented the worst performance, followed by the service at the reception and the sample collection. Conclusion: The evaluation of the QI allowed organizing the improvements that should be prioritized in the laboratory. The Sigma metric was useful for assessing the QIs considered important to the laboratory, for which there are no published specifications. The questionnaire for evaluating the laboratory's service and client's satisfaction was not a reliable tool for assessing the quality of the pre-analytical phase.

RESUMO

RESUMO Introdução: A fase pré-analítica abrange os procedimentos antes da execução dos testes laboratoriais, sendo eles a requisição, o cadastro de clientes e exames, a coleta e o transporte de amostras. Essa fase envolve diferentes profissionais e é responsável pela maioria dos erros de laboratório. Objetivo: Analisar a fase pré-analítica de um laboratório público por meio de indicadores da qualidade (IQ). Método: As não conformidades (NC) nas requisições e no cadastro dos clientes e dos exames foram avaliadas durante o processo de checagem. Foi aplicado um questionário para avaliar o atendimento e a satisfação dos clientes do laboratório. Os IQ foram calculados considerando o número de NC nos processos em relação ao total de oportunidades, comparando-os com as especificações encontradas na literatura e avaliando-os pela métrica Sigma. Resultados: A fase pré-analítica foi avaliada por 34 IQ. Desses, 18 apresentaram Sigma menor que 3,0; seis, entre 3,0 e 4,0; seis, acima de 4,0; e quatro, Sigma 6,0. O preenchimento das requisições apresentou pior desempenho do que o processo de cadastro dos exames. Em relação às três etapas da fase pré-analítica avaliadas, a que apresentou pior desempenho foi o agendamento, seguido do atendimento na recepção e da coleta. Conclusão: A avaliação dos IQ permitiu ordenar as melhorias que devem ser priorizadas no laboratório. A métrica Sigma foi útil para avaliar IQ, considerados importantes para o laboratório, para os quais não há especificações publicadas. O questionário de avaliação do atendimento e da satisfação do cliente não se mostrou uma ferramenta confiável para avaliar a qualidade da fase pré-analítica.