Reply letter utilization by secondary level specialists in a municipality in Brazil: a qualitative study

ABSTRACT

OBJECTIVES: To identify obstacles impeding the use of the reply letter by secondary level specialists in the municipality of Camaragibe, Pernambuco, Brazil, and to highlight possible solutions for improving communication at the interface between secondary level specialist care and primary care. METHODS: Conducted in 2003, this qualitative study used semistructured interviews with 10 randomly selected secondary level specialists. The following specialties were represented neurology, obstetrics, gynecology, psychiatry, otolaryngology, and colposcopy. Interviews were semistructured, using an interview guide, based on the following seven categories (1) profile of the specialist, (2) description of outpatient clinic services, (3) professional satisfaction, (4) assessment of the municipal health services, (5) assessment of the Family Health Program (Programa Saúde da Família), (6) description of the referral process, and (7) reply letter utilization. RESULTS: Most of the specialists understood the importance of the reply letter and that this form of communication with the generalist would ensure continuity of care, avoid duplication of efforts or disorganized patient management, and would provide the generalist with the professional support required. However, the study found that most of the specialists do not routinely use the reply letter. In general, the specialists have their own criteria to reply or not to a referral, for example, whether the generalist "deserved" a reply, whether the patient will remain under their care, or whether the patient has a significant pathology. Reasons for low reply letter utilization rates among specialists were categorized into four broad themes (1) workplace organization, (2) communication inhibition, (3) professional isolation, and (4) medical education. CONCLUSIONS: Despite a general understanding of its importance, specialists in Camaragibe had difficulty adopting the reply letter as a form of communication...

RESUMEN

OBJETIVOS: Identificar los obstáculos que impiden a los especialistas del nivel secundario de salud utilizar las cartas de respuesta en el municipio de Camaragibe, Pernambuco, Brasil, y presentar algunas posibles soluciones para mejorar la comunicación en la interfase entre los especialistas del nivel secundario y los de atención primaria. MÉTODOS: Para este estudio cualitativo se realizaron entrevistas semiestructuradas en 2003 a diez especialistas de nivel secundario de salud, seleccionados aleatoriamente, de las siguientes especialidades neurología, obstetricia, ginecología, psiquiatría, otorrinolaringología y colposcopia. Las entrevistas se realizaron mediante una guía basada en las siguientes categorías 1) perfil del especialista; 2) descripción de los servicios clínicos ambulatorios; 3) satisfacción profesional; 4) evaluación de los servicios de salud municipales; 5) evaluación del Programa de Salud Familiar (Programa de Saúde da Familia); 6) descripción del proceso de referencia de pacientes; y 7) uso de las cartas de respuesta. RESULTADOS: La mayor parte de los especialistas comprendían la importancia de las cartas de respuesta y que esta forma de comunicación con los médicos generales podría garantizar la continuidad de la atención, evitaría la duplicación de esfuerzos o la atención desorganizada del paciente, y brindaría al médico general el respaldo profesional necesario. No obstante, según el estudio, la mayoría de los especialistas no utilizan las cartas de respuesta habitualmente. En general, los especialistas tienen sus propios criterios para responder o no a las notas de referencia, por ejemplo, si el médico general "merece" una respuesta, si el paciente permanecerá bajo su cuidado o si el paciente tiene una enfermedad que lo justifica. Las razones para la baja tasa de utilización de las cartas de respuesta por parte de los especialistas se clasificaron en los siguientes grandes temas 1) organización del trabajo; 2)cohibición...