Visión sobre la organización administrativa, funcional y financiera de las Administradoras del Régimen Subsidiado en Santa Fe de Bogotá, D.C., 1998-1999 / Vision on the administrative, functional and financial organization of the Administrators of the Subsidized Regime in Santa Fe de Bogota, D.C., 1998-1999

RESUMEN

Antecedentes Con el propósito de facilitar a la Secretaría Distrital de Salud de Bogotá el diseño de una metodología y unos instrumentos que permitan evaluar los procesos utilizados por las ARS para administrar los recursos de las Unidades de Pago por Capitación del Régimen Subsidiado UPC, se realizó una investigación sobre la organización administrativa, funcional y financiera de las ARS para el período comprendido entre el 1 de abril de 1988 y el 31 de marzo de 1999. Metodología Para obtener la información se elaboró un formulario mediante el cual se indagó la naturaleza y el ámbito de acción de las empresas y sobre las funciones que cumplen en diferentes áreas. Se utiliza una metodología de investigación descriptiva que proporciona una visión general sobre la forma como estas empresas organizan la administración de los recursos del régimen subsidiado de salud. El estudio analiza el modelo del manejo financiero y el flujo de recursos recibidos por las ARS, abarca los aspectos más sobresalientes de la organización y de las funciones que cumplen las principales áreas. Resultados Se observa el progreso en los aspectos organizativos y funcionales de estas entidades pero a su vez el deficiente control de muchas de sus operaciones y el alto costo de su funcionamiento. En cuanto a su estructura financiera se evidencian riesgos muy significativos por la debilidad patrimonial con relación a los volúmenes de operaciones que manejan y la disminución de los márgenes operacionales. Conclusiones Las ARS cuentan con la organización adecuada y suficiente para prestar un buen servicio. Todas ellas vienen perfeccionando sus mecanismos administrativos para dar una mejor respuesta a las exigencias que se les hacen, pero existe el riesgo de que sus resultados hacia el futuro se deterioren sensiblemente por el escaso margen que obtienen en sus operaciones y por la imposibilidad de incrementar el número de sus afiliados, en tal forma que puedan aprovechar las economías de escala. Aquellas entidades que no logren hacerlo y aquellas que fallen en mantener los costos administrativos dentro del rango del 15% que les resta después del costo asistencial se verán abocadas a situaciones de crisis que pueden afectar muy seriamente los programas de salud no solamente del Distrito sino también los que se realizan en el país. Desde el punto de vista conceptual, el análisis de la información sugiere que la Secretaría Distrital de Salud debe prestar su mayor atención sobre las ESS, empresas nuevas todas estas, que han realizado un gran esfuerzo para asegurar su crecimiento y cumplir con los compromisos que adquirieron con el Distrito y con sus afiliados. La mayor parte han hecho avances en sus procesos organizativos para ofrecer un mejor servicio, lo que las ha llevado a incrementar sus costos en una proporción mayor que otras ARS, factor este que aunado al incremento del gasto asistencial que ha registrado el sector, ha tenido como efecto que la mayoría de las ESS presenten resultados operacionales negativos, que no se reflejan en su patrimonio por haber obtenido ingresos no operacionales que compensan en parte dichas pérdidas; sin embargo, su estructura patrimonial es débil frente a los grandes negocios que manejan, lo que implica un grave riesgo. En cuanto a las EPS, este tipo de empresas obtienen los mejores resultados operacionales netos del manejo del régimen subsidiado, porque el volumen de operaciones que realizan les ha permitido superar con amplitud el punto de equilibrio y su experiencia aporta elementos valiosos para el control del gasto asistencial y en particular al costo administrativo. Su situación financiera debe ser también objeto de permanente observación. Se insiste en la necesidad de establecer normas que hagan obligatoria la separación contable de los distintos regímenes que manejan. Las Cajas de Subsidio Familiar han manejado con independencia sus negocios y ven con preocupación la injerencia del Distrito en la administración de unos recursos que consideran como propios. Por ello se está dando la tendencia a buscar mercados alternativos en los municipios vecinos a Bogotá, donde estas entidades pueden realizar programas del régimen subsidiado. Sin embargo, los contratos con la Secretaría Distrital de Salud seguirán siendo importantes para estas entidades, como una manera de afianzar su imagen y complementar los servicios sociales que prestan, por lo que siempre mantendrán el interés de participar no sólo con los recursos que generan sino también con programas cofinanciados. Es importante recalcar que las ARS no tienen un plan único de cuentas uniforme, la Superintendencia Nacional de Salud ha establecido formatos diferentes para la presentación de los estados financieros de las EPS, las ESS y las Cajas de Compensación Familiar, lo mismo ocurre con los anexos que deben acompañarlos. No obstante el avance en la unificación de la información, queda mucho por hacer en este campo, el primer punto sería hacer obligatorio un Plan de cuentas uniforme. Este trabajo está pendiente desde hace varios años por la pretensión de incluir en él tal variedad de cuentas, que si bien proporcionarían copiosa información, su manejo práctico y el costo de realización sería inmenso. Es conveniente pensar en un plan de cuentas con propósitos financieros y adicionalmente en un sistema de registro estadístico. Las EPS del régimen subsidiado deberían presentar los estados de resultados desagregados. En sus formatos de presentación del estado de pérdidas y ganancias la Superintendencia Nacional de Salud se ha limitado a separar los ingresos por sus fuentes y los egresos originados en el costo del servicio por sus usos, pero se quedó a mitad de camino al no obligar a discriminar los gastos administrativos o de operación y los de venta, clasificándolos con relación a los servicios que les dieron origen.

ABSTRACT

Background In order to help the District Health Secretariat of Bogota design a methodology and instruments to evaluate the processes used by the ARSs to manage the resources of the Capitation Payment Units of the Subsidized Regime UPC, an investigation was carried out on the administrative, functional and financial organization of the ARSs for the period from April 1, 1988 to March 31, 1999. Methodology In order to obtain the information, a form was used to inquire about the nature and scope of action of the companies and the functions they perform in different areas. A descriptive research methodology was used to provide an overview of how these companies organize the administration of the resources of the subsidized health care system. The study analyzes the financial management model and the flow of resources received by the ARSs, covering the most outstanding aspects of the organization and the functions performed by the main areas. Results Progress is observed in the organizational and functional aspects of these entities, but at the same time the deficient control of many of their operations and the high cost of their functioning. In terms of their financial structure, there are very significant risks due to the weakness of their equity in relation to the volume of operations they handle and the decrease in operating margins. Conclusions The ARSs have adequate and sufficient organization to provide a good service. All of them have been perfecting their administrative mechanisms to provide a better response to the demands made of them, but there is a risk that their results will deteriorate significantly in the future due to the low margin they obtain in their operations and the impossibility of increasing the number of their affiliates in such a way as to take advantage of economies of scale. Those entities that fail to do so, and those that fail to keep their administrative costs within the 15% range that remains after the cost of care, will find themselves in a crisis situation that could seriously affect not only the District's health programs but also those of the rest of the country. From a conceptual point of view, the analysis of the information suggests that the District Health Secretariat should pay more attention to the SSEs, all of which are new companies that have made a great effort to ensure their growth and comply with the commitments they have acquired with the District and with their affiliates. Most of them have made progress in their organizational processes to offer a better service, which has led them to increase their costs to a greater extent than other ARSs, a factor which, together with the increase in health care expenses recorded by the sector, has had the effect that most of the ESSs present negative operating results, which are not reflected in their equity because they have obtained non-operating income that partly compensates for such losses; however, their equity structure is weak in comparison with the large businesses they manage, which implies a serious risk. As for the EPSs, this type of companies obtain the best net operating results from the management of the subsidized regime, because the volume of operations they carry out has allowed them to surpass the break-even point by far, and their experience provides valuable elements for the control of health care expenses and, in particular, administrative costs. Their financial situation should also be the object of permanent observation. The need to establish rules that make the accounting separation of the different regimes they manage mandatory is stressed. The Family Subsidy Funds have managed their business independently and are concerned about the District's interference in the administration of resources that they consider as their own. For this reason, there is a tendency to look for alternative markets in the municipalities neighboring Bogotá, where these entities can carry out subsidized regime programs. However, contracts with the District Health Secretariat will continue to be important for these entities, as a way of strengthening their image and complementing the social services they provide, which is why they will always be interested in participating not only with the resources they generate but also with co-financed programs. It is important to emphasize that the ARSs do not have a single uniform chart of accounts; the National Health Superintendency has established different formats for the presentation of the financial statements of the EPSs, the ESSs and the Family Compensation Funds, as well as the annexes that must accompany them. Notwithstanding the progress made in the unification of information, much remains to be done in this field, the first point would be to make a uniform Chart of Accounts mandatory. This work has been pending for several years due to the pretension of including in it such a variety of accounts that, although they would provide copious information, their practical handling and the cost of implementation would be immense. It is advisable to think of a chart of accounts for financial purposes and additionally of a statistical recording system. The EPSs of the subsidized system should present disaggregated income statements. In its profit and loss statement presentation formats, the National Superintendency of Health has limited itself to separating income by its sources and expenses originated in the cost of the service by its uses, but it did not go halfway by not making it obligatory to discriminate between administrative or operating expenses and sales expenses, classifying them in relation to the services that gave rise to them.