Mejoras aplicadas al proceso de distribución de medicamentos en la Droguería La Habana / Improvements in the drug distribution process in Droguería La Habana

RESUMEN

INTRODUCCIÓN: en la actualidad, el plan para erradicar las faltas, evaluar la distribución y el consumo de medicamentos, así como para actividades relacionadas con los fármacos, se controla periódica y sistemáticamente por la más alta dirección del partido y el gobierno del país a fin de analizar la situación existente y adoptar decisiones conjuntas. La Droguería La Habana lleva a cabo el análisis y planificación del consumo de medicamentos en la ciudad y asume las pérdidas por concepto de vencimiento de los medicamentos año tras año. OBJETIVO: establecer acciones de mejora continua en el proceso de distribución de medicamentos en la Droguería La Habana, para la disminución de vencimientos de los medicamentos. MÉTODOS: se revisaron todos los dictámenes técnicos elaborados por concepto de vencimiento, por el grupo profesional de la Droguería La Habana, cuya fecha de vencimiento del medicamento coincidió con el período de estudio, que comprendió enero 2008-diciembre 2009. Los indicadores analizados fueron cantidad de medicamentos vencidos por laboratorios y años, causas del vencimiento e importe económico que representó. Se determinaron las causas del vencimiento de medicamentos durante el proceso de distribución, combinando el trabajo en equipo con la tormenta de ideas; además considerando los aspectos regulatorios vigentes y las no conformidades detectadas en auditorías internas. El orden de prioridad de las acciones de mejora se determinó al aplicar la herramienta de gestión de la calidad selección ponderada. Para la confirmación del mejoramiento se analizaron los mismos indicadores establecidos en el diagnóstico, para el período enero de 2010-octubre de 2011. RESULTADOS: en el diagnóstico se detectaron 102 renglones afectados, del total de medicamentos que conformó el Cuadro Básico. Se vencieron 92 530 medicamentos, para un importe económico de $264 365,80. Se propusieron seis factores críticos para el éxito y cuatro opciones de mejoras. Una vez implementadas las acciones de mejora, se disminuyó significativamente la cantidad de medicamentos vencidos (31 724 unidades), con un nivel de afectación de 44 renglones; lo que representó el 5,07 por ciento del total de medicamentos que conformó el Cuadro Básico, lo cual confirmó el progreso alcanzado en la actividad. CONCLUSIONES: la eficacia de las acciones implementadas para la mejora del proceso de distribución de medicamentos, se evidencia con la reducción de medicamentos con riesgo de vencimiento, el mejor aprovechamiento de las existencias, el mejor funcionamiento de la Comisión de Vencimiento, la capacitación del personal de las áreas involucradas; lo que reduce la contribución de los laboratorios al vencimiento de medicamentos en la etapa de seguimiento(AU)

ABSTRACT

INTRODUCTION: the present plan for eradication of failures, evaluation of distribution and consumption of drugs and the pharmaceutical-related activities are systematically controlled by the highest governmental and party authorities with the objective of analyzing the existing situation and of making joint decisions. Droguería La Habana is making analysis and planning the drug consumption in the capital and is taking responsibility on the losses caused by drug expiration year after year. OBJECTIVE: to set actions to improve the drug distribution process on a continuous basis in Droguería La Habana, so that the expiration of drugs be reduced. METHODS: the professional group of Droguería La Habana revised all the technical reports on drug expiration whose expiration date coincided with the study period from January 2008 to December 2009. The analysis indicators were number of drugs that had expired per laboratory and year, causes of expiration and economic cost. The causes of expiration were determined during the distribution process by combining the teamwork with the brainstorm and taking the present regulatory aspects and the non-conformity claims detected in the internal auditing. The order of priority for the improvement actions was determined by the quality management tool called weighed selection. For confirmation of improvement, the same indicators set in the diagnosis were considered for the January 2010-October 2011 period. RESULTS: the diagnosis detected 102 affected items out of the total number of drugs included in the Basic Drug Program. The expired drugs amounted to 92 530 for an economic cost of $ 264 365.80. Six critical factors for success and four improvement options were then put forward. Once the improvement actions were implemented, the number of expired drugs significantly lowered (31 724 units) representing 44 items for 5.07 percent of the total number of drugs included in the Basic Drug Program. This confirmed the advances attained in this activity. CONCLUSIONS: effectiveness of actions that were implemented to improve the drug distribution process is seen in the reduction of drugs at risk of expiration; the best utilization of stocks, better functioning of the drug expiration commission, the training of staff in the involved areas, all of which decreases the contribution of labs to the expiration of drugs in the follow-up phase(AU)