Experiences, perspectives, and advice for using virtual interviews in post-graduate trainee selection: a national survey of CCFP (EM) program directors.

ABSTRACT

OBJECTIVE: Due to the COVID pandemic, restrictions were put in place mandating that all residency interviews be transitioned to a virtual format. Canadian CCFP(EM) programs were among the first to embark on this universal virtual interview process for resident selection. Although there have been several recent publications suggesting best practice guidelines for virtual interviews in trainee selection, pragmatic experiences and opinions from Program Directors (PDs) are lacking. This study aimed to elicit the experiences and perspectives of CCFP(EM) PDs after being amongst the first to conduct universal virtual interviews in Canada. METHODS: A 17-item online survey was created and distributed to all CCFP(EM) PDs (n = 17). It explored the virtual interview format employed, perceived advantages and disadvantages of a virtual configuration, confidence in determining a candidate's rank order, and PD preference for employing a virtual interview format in the future. It also elicited practical advice to conduct a smooth and successful virtual interview day. RESULTS: The survey response rate was 76.5% (13/17). Nine respondents (69.2%) agreed that the virtual interview format enabled them to confidently determine a candidate's rank order. With respect to preference for future use of virtual interviews, 23.1% agreed, 38.5% disagreed and 38.5% neither agreed nor disagreed. Inductive thematic analysis of free text responses revealed themes related to virtual interview advantages (time, financial, and resource costs), disadvantages (difficulty promoting smaller programs, getting a 'feel' for candidates and assessing their interpersonal skills), and practical tips to facilitate virtual interview processes. CONCLUSION: Once restrictions are lifted, cost-saving advantages must be weighed against suggested disadvantages such as showcasing program strengths and assessing interpersonal skills in choosing between traditional and virtual formats. Should virtual interviews become a routine part of resident selection, the advice suggested in this study may be considered to help optimize a successful virtual interview process.

RéSUMé OBJECTIF En raison de la pandémie de COVID-19, des restrictions ont été mises en place pour obliger toutes les entrevues de résidence à passer à un format virtuel. Les programmes canadiens CCMF(MU) ont été parmi les premiers à se lancer dans ce processus universel d'entrevue virtuelle pour la sélection des résidents. Bien qu'il y ait eu plusieurs publications récentes suggérant des lignes directrices de pratiques exemplaires pour les entrevues virtuelles dans la sélection des stagiaires, les expériences et les opinions pragmatiques des directeurs de programme (DP) font défaut. Cette étude visait à recueillir les expériences et les points de vue des DP du CCMF(MU) après avoir été parmi les premiers à mener des entrevues virtuelles universelles au Canada. MéTHODES Une enquête en ligne de 17 questions a été créée et distribuée à tous les DP du CCMF(MU) (n=17). Elle a exploré le format d'entretien virtuel employé, les avantages et inconvénients perçus d'une configuration virtuelle, la confiance dans la détermination de l'ordre de classement d'un candidat, et la préférence des DP pour l'emploi d'un format d'entretien virtuel à l'avenir. Elle a également permis de recueillir des conseils pratiques pour mener à bien une journée d'entretiens virtuels. RéSULTATS Le taux de réponse à l'enquête a été de 76,5 % (13/17). Neuf répondants (69,2 %) ont convenu que le format d'entretien virtuel leur a permis de déterminer avec confiance l'ordre de classement d'un candidat. En ce qui concerne la préférence pour l'utilisation future des entrevues virtuelles, 23,1 % étaient d'accord, 38,5 % étaient en désaccord et 38,5 % n'étaient ni d'accord ni en désaccord. L'analyse thématique inductive des réponses en texte libre a révélé des thèmes liés aux avantages des entretiens virtuels (coûts en temps, en argent et en ressources), aux inconvénients (difficulté à promouvoir les petits programmes, à se faire une idée des candidats et à évaluer leurs compétences interpersonnelles) et aux conseils pratiques pour faciliter les processus d'entretien virtuel. CONCLUSION: Une fois les restrictions levées, les avantages liés à la réduction des coûts doivent être mis en balance avec les inconvénients suggérés, tels que la mise en valeur des points forts du programme et l'évaluation des compétences interpersonnelles, lors du choix entre les formats traditionnels et virtuels. Si les entretiens virtuels devaient devenir un élément de routine dans la sélection des résidents, les conseils suggérés dans cette étude pourraient être pris en compte pour aider à optimiser un processus d'entretien virtuel réussi.