Hospital Pharmacy Service: Facing the logistics of medicines procurement.

ABSTRACT

COVID crisis has abruptly broken into our hospitals, and many difficulties have  emerged, including those related to supply logistics. A huge number of new  patients, a fast internal reorganization process and many other changes were  suddenly established. These circumstances revealed the need to increase stocks  of drugs, both for basic treatment as well as for specific SARS-CoV-2 infection  management. At the same time, other problems (shortages, new and complex  purchasing procedures, etc.) surfaced, so they could risk safety along the  pharmacotherapeutic process. The main objective was to develop and implement all the necessary measures within the logistics circuit in order to ensure the  availability of medicines for patients, as safely and effectively as possible, during the Coronavirus crisis. Firstly, two pharmacists were appointed to coordinate the whole process, and a preliminary analysis of the following aspects was carried  out an estimation of needs to make an initial drug provisioning, a storage  feasibility study and a global analysis of the logistics process to detect critical  points. Three different circuits for medicines supply were established as some  drugs were operated by Agencia Española de Medicamentos y Productos  Sanitarios (AEMPS) or Servicio Madrileño de Salud (SERMAS), and others were  under no restrictions. For stocks control, inventory was frequently reviewed and  monitoring of prescription trends was implemented. For all new medicinal  products, compliance with security standards was reviewed and relabeling was  carried out if necessary. Criteria were defined for the storage of overstocks and  it was placed an isolated area for quarantined drugs. Shortages inevitably  occurred but their effects were partly mitigated by AEMPS and SERMAS. After  all, we consider that the implemented procedure for logistics management may  be reproducible, and the key points we have identified are the following to  enhance our quality management system, to develop an Action Plan for  Healthcare Emergencies and to ensure the adequate training for all pharmacy  staff. Furthermore, we also should address other aspects to establish storage  optimization strategies, to focus on a more advanced logistics management  model, as well as to take advantage of the extraordinary multidisciplinary  network, which has been consolidated during this COVID pandemic.

RESUMEN

La crisis COVID ha irrumpido en los hospitales de forma abrupta, y ha planteado  muchas dificultades de partida a todos los niveles, incluyendo la logística de  adquisiciones. El aumento radical de pacientes, una aceleradísima reorganización interna y otros cambios pusieron de manifiesto un drástico incremento de  necesidades, tanto de medicamentos básicos, como de aquellos específicos para  soporte y tratamiento de la infección por SARSCoV-2. Paralelamente, surgieron  otras dificultades como desabastecimientos, procedimientos de compra nuevos y más complejos, etc., que podían comprometer la seguridad del proceso de  utilización de medicamentos. Nuestro objetivo consistió en establecer todas las  medidas necesarias dentro del proceso logístico para garantizar de forma segura y eficaz la disponibilidad de los medicamentos para los pacientes durante la  crisis COVID. En primer lugar, se designaron los farmacéuticos responsables del  proceso, y se realizó un análisis preliminar de los siguientes aspectos  estimación de necesidades para realizar una compra inicial, estudio de viabilidad de almacenamiento y análisis logístico global para detectar puntos críticos. Se establecieron tres circuitos de adquisiciones, según se tratase de medicamentos intervenidos por la Agencia Española de Medicamentos y Productos Sanitarios (AEMPS), por el Servicio Madrileño de  Salud (SERMAS) o medicamentos no sujetos a restricciones. Para el control de stocks se implementaron revisiones frecuentes de inventario y seguimiento de las tendencias de prescripción. En las especialidades nuevas  recibidas se revisó el cumplimiento de los estándares de seguridad y se realizó  reetiquetado en caso necesario. Se establecieron unos criterios para el  almacenamiento de los sobrestocks y se destinó un área independiente para  medicamentos en cuarentena. Los desabastecimientos fueron inevitables pero  amortiguados por la gestión del SERMAS y la AEMPS. Una vez superada la crisis, consideramos que el procedimiento implantado para la gestión logística es  reproducible, y sus puntos clave para aplicabilidad futura son mantener y  potenciar nuestro sistema de gestión de calidad, elaborar un plan de actuación  para emergencias sanitarias y garantizar la adecuada formación de todo el  personal. Asimismo, existen otros aspectos que debemos abordar establecer  estrategias de optimización del almacenamiento, enfocarnos hacia un modelo de  gestión logística más avanzado, así como aprovechar la extraordinaria red  multidisciplinar consolidada durante la crisis.