Drug information centers: An overview to the concept / Centros de información de medicamentos. Una visión global del concepto

Drug Information Centers (DIC) have an important place in the health care process since they provide independent and updated information. A search was developed in Medline, Science Direct, Academic Search Complete, LILACS and Academic Google in order to know the state of the art of DIC around the world. Regarding to a timeline, the first European DIC was created in 1960 and studies that described local situation were identified in 1996 and 2001. Thereafter, in the United States the first DIC was created in 1962 and 3 studies that describe DIC characteristics and changes trough time were identified between 2003 and 2008. Moreover, DICs were created in Singapore in 1980 and in Venezuela in 1981. In India was created a DIC in 1997. Subsequently, the WHO performed workshops in 2006 in order to create new centers in this country. In Asia was conducted a study in 1996 that identified 4 DIC. Concerning Latin America were found studies that describe local DIC from Brazil (2001) and Costa Rica (2003). Also, the network of Latin American and Caribbean DICs (REDCIMLAC) was created in 2011. In all consulted studies the DICs features were described including type of questions, professionals and infrastructure among others. Some of these studies included a comparison with the WHO technical document.

Los Centros de Información de Medicamentos (CIM) ocupan un lugar importante en el proceso de atención en salud al proporcionar información independiente y actualizada. Con el fin de conocer el estado del arte de los CIMs alrededor del mundo, se desarrolló una búsqueda en las bases de datos Medline, Science Direct, Academic Search Complete, LILACS y en Google Académico. Revisando cronológicamente la creación de CIMs, se encontró que el primero fue fundado en Europa en 1960. Posteriormente, se crearon en Estados Unidos en 1962, Singapur, 1980 y Venezuela, 1981. En India se fundó un CIM en 1997, posteriormente la OMS dictó talleres en ese país para fortalecer la creación de nuevos CIMs en 2006. En Asia se realizó un estudio en 1996 que identificó cuatro CIMs. En cuanto a Latinoamérica, se encontraron estudios de Brasil (2001) y Costa Rica (2003) que describen los CIMs locales. Adicionalmente, en 2011, se creó la red de CIMs de Latinoamérica y el Caribe (REDCIMLAC). En todos los estudios consultados se identificaron características de funcionamiento de los CIMs, como infraestructura, tipo de consultas, personal, entre otras. Algunos de estos estudios incluyeron una comparación con el documento técnico de la OMS.

Evaluación de los productos y Servicios de Información del CEDIMED en Villa Clara / Evaluation of information products and services of CEDIMED in Villa Clara province

Introducción: los servicios de información sobre medicamentos tienen un conocido positivo impacto sobre la farmacoterapéutica y la calidad de vida de los pacientes, sin embargo, en el territorio nacional no se ha realizado una evaluación que permita diagnosticar la situación de los mismos desde una perspectiva integral. Objetivo: evaluar el Servicio de Información de Medicamentos del Centro de Estudios, Documentación e Información de Medicamentos en Villa Clara, así como los productos de información elaborados por esta organización. Métodos: se lleva a cabo la evaluación de los productos y servicios de información del centro, aplicando subvariables e indicadores propuestos en el Modelo Integral para Auditar Entidades Cubanas de Información y por la literatura especializada sobre Servicios de Información de Medicamentos. Fueron analizadas 3 subvariables: Servicio de Información de Medicamentos, Usuarios y Productos de Información, incluyendo estas un total de 9 indicadores. Los cuestionarios elaborados, así como la evaluación de la idoneidad de los productos de información se ejecutaron mediante el método Delphi. Se encuestó a 247 usuarios para conocer su grado de satisfacción con el servicio de información de medicamentos. Resultados: seis indicadores (66,66 por ciento) fueron evaluados de Excelente, mientras que los tres restantes recibieron calificación de Bien, Regular y Mal respectivamente. Los resultados menos satisfactorios correspondieron a los indicadores Tiempo de respuesta a las consultas y Enfoque hacia los usuarios/clientes. Conclusiones: se determinó la existencia de un alto grado de satisfacción de los usuarios con el Servicio de Información sobre Medicamentos desarrollado en el centro. La evaluación general de los servicios y productos de información desarrollados por la organización evaluada resultó ser de Bien(AU)

Introduction: information services on drugs have a well-known positive impact on the drug therapy and on the quality of life of patients. However, there has not been an assessment made in the national territory, which allows diagnosing their situation from a comprehensive perspective. Objective: to evaluate the drug information service of the Center of Drug Study, Documentation and Information located in Villa Clara province, as well as the information products prepared by this organization. Methods: the information products and services of the Centers were evaluated by applying suggested subvariables and indicators in the Integral Model for Auditing Cuban Information Centers and by the specialized literature on drug information services. Three subvariables were analyzed: information service on drugs, users and information products including 9 indicators. The prepared questionnaires and the evaluation of the suitability of information products were performed through the Delphi method. Two hundred and forty seven users were surveyed to find out the level of satisfaction with the drug information service. Results: six indicators (66.66 percent) were rated as excellent whereas the remaining three classified into Good, Regular and Bad, respectively. The least satisfactory results went to the indicators called time for responding to consultations and Approach to users/clients. Conclusions: it was possible to determine a high level of satisfaction by users with the drug information service of the center. The general evaluation of information services and products of the organization was good(AU)

Evaluación de los productos y Servicios de Información del CEDIMED en Villa Clara / Evaluation of information products and services of CEDIMED in Villa Clara province

Introducción: los servicios de información sobre medicamentos tienen un conocido positivo impacto sobre la farmacoterapéutica y la calidad de vida de los pacientes, sin embargo, en el territorio nacional no se ha realizado una evaluación que permita diagnosticar la situación de los mismos desde una perspectiva integral. Objetivo: evaluar el Servicio de Información de Medicamentos del Centro de Estudios, Documentación e Información de Medicamentos en Villa Clara, así como los productos de información elaborados por esta organización. Métodos: se lleva a cabo la evaluación de los productos y servicios de información del centro, aplicando subvariables e indicadores propuestos en el Modelo Integral para Auditar Entidades Cubanas de Información y por la literatura especializada sobre Servicios de Información de Medicamentos. Fueron analizadas 3 subvariables: Servicio de Información de Medicamentos, Usuarios y Productos de Información, incluyendo estas un total de 9 indicadores. Los cuestionarios elaborados, así como la evaluación de la idoneidad de los productos de información se ejecutaron mediante el método Delphi. Se encuestó a 247 usuarios para conocer su grado de satisfacción con el servicio de información de medicamentos. Resultados: seis indicadores (66,66 por ciento) fueron evaluados de Excelente, mientras que los tres restantes recibieron calificación de Bien, Regular y Mal respectivamente. Los resultados menos satisfactorios correspondieron a los indicadores Tiempo de respuesta a las consultas y Enfoque hacia los usuarios/clientes. Conclusiones: se determinó la existencia de un alto grado de satisfacción de los usuarios con el Servicio de Información sobre Medicamentos desarrollado en el centro. La evaluación general de los servicios y productos de información desarrollados por la organización evaluada resultó ser de Bien(AU)

Introduction: information services on drugs have a well-known positive impact on the drug therapy and on the quality of life of patients. However, there has not been an assessment made in the national territory, which allows diagnosing their situation from a comprehensive perspective. Objective: to evaluate the drug information service of the Center of Drug Study, Documentation and Information located in Villa Clara province, as well as the information products prepared by this organization. Methods: the information products and services of the Centers were evaluated by applying suggested subvariables and indicators in the Integral Model for Auditing Cuban Information Centers and by the specialized literature on drug information services. Three subvariables were analyzed: information service on drugs, users and information products including 9 indicators. The prepared questionnaires and the evaluation of the suitability of information products were performed through the Delphi method. Two hundred and forty seven users were surveyed to find out the level of satisfaction with the drug information service. Results: six indicators (66.66 percent) were rated as excellent whereas the remaining three classified into Good, Regular and Bad, respectively. The least satisfactory results went to the indicators called time for responding to consultations and Approach to users/clients. Conclusions: it was possible to determine a high level of satisfaction by users with the drug information service of the center. The general evaluation of information services and products of the organization was good(AU)

Evaluación de los procesos de organización, representación y almacenamiento de la información / Evaluation of the information organization, representation and storage processes

INTRODUCCIÓN: el Centro de Estudios, Documentación e Información de Medicamentos se ha propuesto el desarrollo e implementación de un sistema de gestión de la calidad total, que le permita la evaluación y certificación de la calidad de sus servicios. Se hace entonces imperativo para esta organización el diagnóstico de su desempeño, identificar fortalezas y debilidades, así como implementar acciones en aquellos procesos susceptibles a mejoras. OBJETIVO: evaluar los procesos de organización, representación y almacenamiento de la información en el Centro de Estudio, Documentación e Información de Medicamentos (CEDIMED). MÉTODOS: se analizó la variable organización, representación y almacenamiento de la información, incluida en el Modelo Integral para Auditar Organizaciones de Información en Cuba; para lo cual se evaluó el comportamiento de ocho indicadores. RESULTADOS: dos indicadores fueron evaluados de excelente, uno de regular y cinco recibieron evaluación de mal. Estos últimos fueron: normalización de la descripción bibliográfica, sistemas de lenguajes para la descripción de contenidos, tiempo para el procesamiento de los documentos, utilización de software para la ejecución de los procesos técnicos y representación de la información a través de catálogos. En general, la variable estudiada fue evaluada de mal. CONCLUCIONES: la falta de capacitación de los recursos humanos de la organización en las actividades propias de la representación y organización de la información, resulta ser el factor determinante en los resultados alcanzados por el CEDIMED en esta variable(AU)

INTRODUCTION: the Center for Study, Documentation and Information of Drugs has set out to develop and implement an overall quality management system that allows the evaluation and certification of the quality of its services. It was then imperative for this organization to make a diagnosis of its performance, to identify strengths and weaknesses and to carry out actions in those processes that may be upgraded. OBJECTIVE: to evaluate the processes of information organization, representation and storage in the Center of Study, Documentation and Information of Drugs (CEDIMED). METHODS: the variable called information organization, representation and storage included in the Integrated Model for Auditing Information Organizations in Cuba was analyzed on the basis of the behavior of eight indicators. RESULTS: two indicators were rated as excellent, one as regular and five as unsatisfactory. The latter were standardization of bibliographic description, language systems for content descriptions, time elapsed for document processing, use of software for technical processes and representation of information through the catalogues. The general evaluation of this variable was unsatisfactory. CONCLUSIONS: the lack of training of human resources in the center in terms of information representation and organization activities was the key factor for the results achieved in this specific variable by CEDIMED(AU)

Evaluación de los procesos de organización, representación y almacenamiento de la información / Evaluation of the information organization, representation and storage processes

Introducción: el Centro de Estudios, Documentación e Información de Medicamentos se ha propuesto el desarrollo e implementación de un sistema de gestión de la calidad total, que le permita la evaluación y certificación de la calidad de sus servicios. Se hace entonces imperativo para esta organización el diagnóstico de su desempeño, identificar fortalezas y debilidades, así como implementar acciones en aquellos procesos susceptibles a mejoras. Objetivo: evaluar los procesos de organización, representación y almacenamiento de la información en el Centro de Estudio, Documentación e Información de Medicamentos (CEDIMED). Métodos: se analizó la variable organización, representación y almacenamiento de la información, incluida en el Modelo Integral para Auditar Organizaciones de Información en Cuba; para lo cual se evaluó el comportamiento de ocho indicadores. Resultados: dos indicadores fueron evaluados de excelente, uno de regular y cinco recibieron evaluación de mal. Estos últimos fueron: normalización de la descripción bibliográfica, sistemas de lenguajes para la descripción de contenidos, tiempo para el procesamiento de los documentos, utilización de software para la ejecución de los procesos técnicos y representación de la información a través de catálogos. En general, la variable estudiada fue evaluada de mal. Concluciones: la falta de capacitación de los recursos humanos de la organización en las actividades propias de la representación y organización de la información, resulta ser el factor determinante en los resultados alcanzados por el CEDIMED en esta variable(AU)

Introduction: the Center for Study, Documentation and Information of Drugs has set out to develop and implement an overall quality management system that allows the evaluation and certification of the quality of its services. It was then imperative for this organization to make a diagnosis of its performance, to identify strengths and weaknesses and to carry out actions in those processes that may be upgraded. Objective: to evaluate the processes of information organization, representation and storage in the Center of Study, Documentation and Information of Drugs (CEDIMED). Methods: the variable called information organization, representation and storage included in the Integrated Model for Auditing Information Organizations in Cuba was analyzed on the basis of the behavior of eight indicators. Results: two indicators were rated as excellent, one as regular and five as unsatisfactory. The latter were standardization of bibliographic description, language systems for content descriptions, time elapsed for document processing, use of software for technical processes and representation of information through the catalogues. The general evaluation of this variable was unsatisfactory. Conclusions: the lack of training of human resources in the center in terms of information representation and organization activities was the key factor for the results achieved in this specific variable by CEDIMED(AU)

Evaluación de los recursos de información en el Centro de Estudio, Documentación e Información de Medicamentos, Villa Clara / Assessment of information resources in the Center of Study, Documentation and Drug Information in Villa Clara province

OBJETIVO: evaluar los recursos de información disponibles en el Centro de Estudio, Documentación e Información de Medicamentos (CEDIMED). MÉTODOS: se identificaron aquellas fuentes, servicios y sistemas que pudieran llegar a alcanzar la categoría de entidad o recurso de información dentro del CEDIMED, empleando la metodología INFOMAP. Se recolectaron datos sobre el costo de los recursos identificados y se desarrolló un ordenamiento de estos según su característica. Se determinó el índice de valor para cada ERIs y se elaboraron las matrices de usuario, gerente y suministradores, lo que posibilitó conocer el rol de cada miembro de la organización con respecto a los recursos de información. Se analizó la variable fondos de información, en la que se estudiaron un total de 15 indicadores. RESULTADOS: se identificaron 47 entidades o recursos de información disponibles en el centro; de estas 36 internas y 11 externas. Los fondos documentales con los que cuenta el CEDIMED no presentaron un alto grado de actualización; sin embargo, las temáticas contenidas en estos, resultaron altamente pertinentes a las funciones de este tipo de organización. Alrededor de la mitad de los indicadores analizados fue evaluado de excelente; sin embargo, la variable fondos de información fue regular. CONCLUSIONES: todo centro o servicio de información sobre medicamentos debe contar con recursos de información de calidad y fácil acceso por los usuarios; así como establecer una política para el desarrollo de los fondos y la realización de estudios sobre el uso de las diversas colecciones disponibles en la institución(AU)

OBJECTIVE: to evaluate the information resources available at the Center of Study, Documentation and Information on Drugs (CEDIMED). METHODS: identification of those sources, services and systems that might attain the category of entity or of information resource within CEDIMED by using the INFOMAD methodology. Data on the cost of identified resources were collected and ordered according to their characteristics. The value index was determined for each ERI and the user, manager and supplier matrices were prepared, all of which made it possible to know the role of each member of the organization in relation to the information resources. The variable called information stocks was analyzed including the study of 15 indicators. RESULTS: forty seven information entities or resources were available at the center, 36 domestic and 11 external. The documentary stocks of CEDIMED were not highly updated; however, their topics were highly relevant for the functions of this type of organization. The evaluation of almost half of the analyzed indicators was excellent but the variable information stocks were rated as regular. CONCLUSIONS: every information center or service on drugs should have quality easy-to-access resources for users and should also set a policy aimed at developing the stocks and at carrying out studies on the use of the various collections located in the institution(AU)

Evaluación de los recursos de información en el Centro de Estudio, Documentación e Información de Medicamentos, Villa Clara / Assessment of information resources in the Center of Study, Documentation and Drug Information in Villa Clara province

Objetivo: evaluar los recursos de información disponibles en el Centro de Estudio, Documentación e Información de Medicamentos (CEDIMED). Métodos: se identificaron aquellas fuentes, servicios y sistemas que pudieran llegar a alcanzar la categoría de entidad o recurso de información dentro del CEDIMED, empleando la metodología INFOMAP. Se recolectaron datos sobre el costo de los recursos identificados y se desarrolló un ordenamiento de estos según su característica. Se determinó el índice de valor para cada ERIs y se elaboraron las matrices de usuario, gerente y suministradores, lo que posibilitó conocer el rol de cada miembro de la organización con respecto a los recursos de información. Se analizó la variable fondos de información, en la que se estudiaron un total de 15 indicadores. Resultados: se identificaron 47 entidades o recursos de información disponibles en el centro; de estas 36 internas y 11 externas. Los fondos documentales con los que cuenta el CEDIMED no presentaron un alto grado de actualización; sin embargo, las temáticas contenidas en estos, resultaron altamente pertinentes a las funciones de este tipo de organización. Alrededor de la mitad de los indicadores analizados fue evaluado de excelente; sin embargo, la variable fondos de información fue regular. Conclusiones: todo centro o servicio de información sobre medicamentos debe contar con recursos de información de calidad y fácil acceso por los usuarios; así como establecer una política para el desarrollo de los fondos y la realización de estudios sobre el uso de las diversas colecciones disponibles en la institución(AU)

Objective: to evaluate the information resources available at the Center of Study, Documentation and Information on Drugs (CEDIMED). Methods: identification of those sources, services and systems that might attain the category of entity or of information resource within CEDIMED by using the INFOMAD methodology. Data on the cost of identified resources were collected and ordered according to their characteristics. The value index was determined for each ERI and the user, manager and supplier matrices were prepared, all of which made it possible to know the role of each member of the organization in relation to the information resources. The variable called information stocks was analyzed including the study of 15 indicators. Results: forty seven information entities or resources were available at the center, 36 domestic and 11 external. The documentary stocks of CEDIMED were not highly updated; however, their topics were highly relevant for the functions of this type of organization. The evaluation of almost half of the analyzed indicators was excellent but the variable information stocks were rated as regular. Conclusions: every information center or service on drugs should have quality easy-to-access resources for users and should also set a policy aimed at developing the stocks and at carrying out studies on the use of the various collections located in the institution(AU)