Normalización y aplicación de los principios de gestión de la calidad en la actividad archivística / Normalization and application of quality management principles in archival activities

Introducción: la mejora de los servicios de archivo requiere la implementación de procedimientos específicos y normas para la gestión documental y una cultura organizacional orientada a los principios de la calidad. Objetivo: establecer las acciones que permiten dar cumplimiento a los principios de gestión de la calidad en los archivos y la normativa aplicable a la gestión documental. Material y Métodos: se revisaron las normas internacionales empleadas para la gestión documental y la gestión de la calidad en los archivos, empleando el motor de búsqueda de Google con los descriptores normas, calidad y archivos. Fue consultado, también, el catálogo de normas de la Organización Internacional de Normalización. Resultados: el liderazgo, el enfoque al cliente y de procesos, la implicación de los empleados, la colaboración con los proveedores y la mejora del desempeño son principios básicos de la gestión de la calidad de los archivos y para su cumplimiento fueron establecidas un conjunto de acciones. Por otra parte, la identificación de los requisitos de las normas de sistemas de gestión de la calidad y gestión documental permitió establecer el marco organizacional y técnico necesario para garantizar la calidad del servicio del archivo de historias clínicas. Conclusiones: la aplicación de los principios de gestión de calidad a los archivos y la implantación de las normas de gestión documental reportaría a estas instituciones beneficios derivados de una mayor eficacia y eficiencia en la prestación del servicio dirigida a satisfacer las necesidades y expectativas de sus usuarios y otras partes interesadas(AU)

Introduction: the improvement of archival services requires the implementation of specific procedures and standards for documental management and organizational culture oriented to the principles of quality. Objective: establish the actions which ensure the compliance with quality management principles in archival practice and the standards applicable to documental management. Material and Methods: employed international standards for document management and quality management in the archival activities were reviewed using the search engine Google with the descriptors standards, quality and archives. Also, the catalog of standards of the International Organization for Standardization was consulted. Results: leadership, focus on customers, processes approach, employee involvement, partnership with suppliers and performance improvement are basic principles of quality management of archives and a set of actions for compliance with these principles were established. Moreover, the identification of the requirements of the quality management system standards and document management allowed us to establish the organizational and technical framework necessary to ensure quality in patient record service. Conclusions: the application of quality management principles to archives and implementation of document management standards for these institutions would bring benefits from increased efficiency and effectiveness in service delivery aimed at satisfying the needs and expectations of its users and other stakeholders(AU)

Conceptos e indicadores de calidad en la actividad archivística / Concepts and quality indicators in archival activities

Introducción: los archivos son importantes áreas de apoyo, donde una mayor eficacia y eficiencia en la prestación del servicio de gestión documental puede reportar beneficios al desempeño general de las instituciones hospitalarias. Objetivo: analizar los conceptos fundamentales e indicadores de gestión de la calidad aplicados a los archivos de historias clínicas. Material y Métodos: se revisaron libros, artículos y normas sobre el tema, empleando el motor de búsqueda de Google con los descriptores calidad, archivos e historias clínicas. Resultados: la implantación de sistemas de gestión de la calidad facilita la organización y el funcionamiento de los archivos, aumentando la satisfacción de los clientes a partir del cumplimiento de atributos de calidad, tales como: custodia, disponibilidad, oportunidad en las entregas y calidad percibida. Conclusiones: los archivos de historias clínicas requieren un sistema de gestión de la calidad que, mediante sus atributos, permita el mejoramiento continuo de los servicios de esta entidad(AU)

Introduction: archives constitute important support processes in which an improved efficacy and efficiency of the documental management service could bring benefits to the general performance of the healthcare institutions. Objective: to analyze the application of the main quality management concepts to the archival practice, emphasizing on the medical records management. Material and Methods: the content of books, original articles and standards on the subject was analyzed. For this, the search Google engine with the descriptors quality, archival activities and medical records was used. Results: the implementation of quality management systems facilitates the organization and functioning of the archives, increasing customer satisfaction, from compliance with quality attributes such as, custody, availability, opportunity of deliveries and perceived quality. Conclusions: archives of medical records require a quality management system enabling the continuous improvement of the services by using the quality attributes(AU)