The influence of records on medical charts as a factor associated with technical disallowances / La influencia de los registros en la historia clínica como uno de los factores que se asocia al fallo técnico hospitalario / A influência dos registros do prontuário como um dos fatores associados à glosa técnica hospitalar

ABSTRACT Objective: identify the influence of records in medical charts as one of the factors associated with technical disallowances. Method: quantitative, analytical, cross-sectional field study conducted in 2018 in two hospitals. A total of 324 payment statements were analyzed, considering five health plan operators in each hospital. These statements contain the codes of disallowances provided in the TISS [Exchange of Information on Supplementary Health] Table. Results: technical disallowances concerning materials were higher than those concerning medications in hospitals 1 and 2, 90.99% and 84.79%, respectively. The factors associated with technical disallowances were hospital stay — p=0.001 in hospital 1 and p=0.01 in hospital 2 — and type of hospitalization in hospital 2, p=0.000. Hospital 1 amounted to R$2,305.61 (2.28%) of disallowances in nine medical charts. However, all the medical charts contained the records of technical reports, which can be appealed. A different result was found for hospital 2, where 43 medical charts totaled R$31,181.14 (17.82%) of disallowances, R$3,096.13 of which concern missing codes (material and medication); hence, no appeal is possible, resulting in financial loss. Conclusion: the monetary amounts of technical disallowances were higher in both hospitals. There is evidence that the length of hospital stay generates disallowances. Therefore, the records in medical charts influence disallowances, and missing records lead to financial loss. TISS standardizes the reasons for disallowances, favoring justifications to appeal, and facilitates the analysis of records and controls of payments to the services provided.

RESUMEN Objetivo: identificar la influencia de los registros en las historias clínicas como uno de los factores asociados al fallo técnico. Método: estudio cuantitativo analítico, de campo, transversal, en el año 2018, en dos hospitales. Se analizaron 324 extractos de pago, con cinco operadores de cada hospital. En estas declaraciones se describen los códigos del fallo que hacen referencia a la Tabla de Dominio de Intercambio de Información Sanitaria Suplementaria (TISS). Resultados: en los hospitales 1 y 2, el fallo técnico del material fue superior a la de la medicación, siendo del 90,99% y del 84,79%, respectivamente. Los factores asociados al fallo técnico fueron la duración de la estancia; p = 0,001 en el hospital 1 y p = 0,01 en el hospital 2, y el tipo de ingreso en el hospital 2 con p = 0,000. El Hospital 1 presentó R$ 2.305,61 (2,28%) de fallos en nueve historias clínicas. Sin embargo, todos presentaron registros de informe técnico, las cuales pueden ser apeladas. Resultados diferentes en el hospital 2, donde se han encontrado 43 historias clínicas, por un valor de R$ 31.181,14 (17,82%) y, de este valor, R$ 3.096,13 se refieren a los códigos de material y de medicamentos, no teniendo registros en las historias clínicas y no siendo posible apelar, acarreando pérdidas. Conclusión: en los dos hospitales, el valor del fallo técnico del material fue mayor. Hay pruebas de que el tiempo de permanencia puede generar fallos, y en cuanto al registro en la historia clínica, este influye en el fallo y, cuando falta, genera una pérdida financiera. El uso del TISS normaliza los motivos de los fallos, favorece la realización de la justificación del recurso, facilita el análisis de los expedientes y ayuda a controlar el pago del servicio prestado.

RESUMO Objetivo: identificar a influência dos registros no prontuário como um dos fatores associados à glosa técnica. Método: estudo quantitativo analítico, de campo, transversal, realizado no ano de 2018 em dois hospitais. Foram analisados 324 demonstrativos de pagamento, sendo cinco operadoras de cada hospital. Nesses demonstrativos, estão descritos códigos de glosa referentes à Tabela de Domínio de Troca de Informações de Saúde Suplementar (TISS). Resultados: nos hospitais 1 e 2, a glosa técnica de material foi maior que a de medicamento, sendo 90,99% e 84,79%, respectivamente. Os fatores associados à glosa técnica foram o tempo de permanência — p = 0,001 no hospital 1 e p = 0,01 no hospital 2 — e o tipo de internação no hospital 2, com p = 0,000. O hospital 1 apresentou R$ 2.305,61 (2,28%) de glosa em nove prontuários. Contudo, todos apresentaram registros de relatório técnico, que pode ser recursado. O resultado foi diferente do hospital 2, onde foram glosados 43 prontuários, no valor de R$ 31.181,14 (17,82%); desse valor, R$ 3.096,13 são referentes aos códigos de material e de medicamentos, não havendo registros em prontuários e não sendo possível fazer recurso, acarretando perda. Conclusão: nos dois hospitais, o valor da glosa técnica de material foi maior. Há evidência de que o tempo de permanência pode gerar glosa. Quanto ao registro no prontuário, este influencia na glosa e, quando ausente, gera perda financeira. A utilização do TISS padroniza os motivos de glosas, favorece a realização da justificativa do recurso, facilita a análise dos registros e auxilia no controle do pagamento do serviço prestado.

Disallowance analysis through the audit of accounts performed by nurses: an integrative review / Análisis de glosas por medio de la auditoría de cuentas realizadas por enfermeros: revisión integrativa / Análise de glosas por meio da auditoria de contas realizada por enfermeiros: revisão integrativa

ABSTRACT Objective: Evidence the scientific production on the analysis of disallowances through the audit of accounts made by nurses. Method: Integrative literature review whose sample of ten articles was selected on the basis of The Cumulative Index to Nursing and Allied Health Literature, Latin American and Caribbean Literature in Health Sciences, EMBASE, Scielo, Web of science, Virtual Health Library and on the portal PubMed. Results: The ten articles obtained were published in Brazil, 80% covering hospital contexts; with a quantitative (50%), exploratory (40%) and descriptive (60%) approach. Studies investigating the occurrence of disallowance prevailed to identify the most impacting items on billing and possibilities for improvements in the process of auditing accounts by nurses. Conclusion: The verticalized knowledge of the disallowance analysis process is essential to identify non-conformities and propose improvements, aiming at assistance quality, adequate billing and consequent financial sustainability to health organizations.

RESUMEN Objetivo: Evidenciar la producción científica sobre el análisis de glosas por medio de la auditoría de cuentas realizadas por enfermeros. Método: Revisión integrativa de la literatura cuya muestra de diez artículos ha sido seleccionada en las bases The Cumulative Index to Nursing and Allied Health Literature, Literatura Latinoamericana y de Caribe en Ciencias de la Salud, EMBASE, Scielo, Web of science, Biblioteca Virtual en Salud y en el portal PubMed. Resultados: Los diez artículos obtenidos han sido publicados en Brasil, 80% abarcando contextos hospitalarios; con abordaje cuantitativo (50%), del tipo exploratorio (40%) y descriptivo (60%). Prevalecieron estudios investigando la ocurrencia de glosas para identificar los ítems más impactantes en la facturación y posibilidades de mejorías en el proceso de auditoría de cuentas por enfermeros. Conclusión: El conocimiento verticalizado del proceso de análisis de glosas es esencial para identificar no conformidades y proponer mejorías, objetivando la calidad asistencial, adecuada facturación y consecuente sustentabilidad financiera a las organizaciones de salud.

RESUMO Objetivo: Evidenciar a produção científica sobre a análise de glosas por meio da auditoria de contas realizadas por enfermeiros. Método: Revisão integrativa da literatura cuja amostra de dez artigos foi selecionada nas bases The Cumulative Index to Nursing and Allied Health Literature, Literatura Latino-Americana e do Caribe em Ciências da Saúde, EMBASE, Scielo, Web of science, Biblioteca Virtual em Saúde e no portal PubMed. Resultados: Os dez artigos obtidos foram publicados no Brasil, 80% abrangendo contextos hospitalares; com abordagem quantitativa (50%), do tipo exploratório (40%) e descritivo (60%). Prevaleceram estudos investigando a ocorrência de glosas para identificar os itens mais impactantes no faturamento e possibilidades de melhorias no processo de auditoria de contas por enfermeiros. Conclusão: O conhecimento verticalizado do processo de análise de glosas é essencial para identificar não conformidades e propor melhorias, objetivando a qualidade assistencial, adequado faturamento e consequente sustentabilidade financeira às organizações de saúde.

Desarrollo e implementación de una herramienta para la validación de cuentas médicas y gestión de glosas en el sector salud en Colombia / Development and implementation of a validation tool for medical bills and disallowance management in the health sector in Colombia / Desenvolvimento e implementação de uma ferramenta para a validação de contas médicas e gestão de glosas no setor saúde na Colômbia

Objetivo: la investigación pretende validar una herramienta de auditoría para la validación de cuentas médicas y la gestión de glosas en los procesos de auditoría con el fin de evaluar, controlar y mejorar los estándares de calidad y gestión en las instituciones de salud. Metodología: se optó por un estudio de corte exploratorio mixto. La investigación se realizó en tres fases: primero, se identificaron las principales causas por la que las EPS glosan las facturas a las IPS; posteriormente, se diseñó una herramienta que permite la auditoría interna de las facturas, previo envío a las EPS y la gestión de las glosas recibidas y; finalmente, se sometió la herramienta a validación por medio de un panel de expertos. Resultados: se diseñó una herramienta incorporando criterios de validación de facturas para los conceptos de tarifas y soportes, se incorporaron seis módulos que permiten parametrizar contratos EPS ­ IPS, registrar facturas, auditar soportes y tarifas, cargar facturas de forma masiva, gestionar glosas y generar indicadores y soportes del proceso de gestión. La herramienta fue validada con un panel de expertos, conformado por cinco miembros, quienes valoraron la usabilidad, claridad, facilidad y factibilidad de aplicación de la herramienta en el sector salud. Conclusiones: la investigación propone una herramienta constituida por diferentes módulos de acuerdo con el proceso y se valoraron criterios de claridad, cumplimiento de normatividad y factibilidad de aplicación en las IPS del país. El panel de expertos coincidió en la importancia del desarrollo de estas herramientas que entregan información de cumplimiento normativo y de la gestión hospitalaria ya que benefician la toma de decisiones acertada y oportuna en la gestión de glosas y los procesos de recuperación de cartera en las IPS.

Objective: This study aims to validate an audit tool for medical accounts and the management of disallowances in the audit processes to assess, control, and improve quality standards and management in the hospitals. Methodology: A mixed, exploratory study was conducted. Research was carried out in three phases: first, we identified the main causes for which the EPS deny the medical bills to the IPS; subsequently, a tool was designed to internally audit invoices before sending them to the EPS and the management of the disallowances received; lastly, the tool was submitted to validation by a panel of experts. Results: A tool was designed that incorporates the validation of rates and supports. Six modules were incorporated to parameterize EPS - IPS contracts, register invoices, validate accounting supports and rates, batch invoicing, manage disallowances and generate indicators and accounting supports of the management process. The tool was validated by 5-member panel of experts who evaluated the usability, clarity, ease, and viability of the application of the tool in the health sector. Conclusions: This study proposes a tool made up of different modules based on the process and the criteria assessed included clarity, regulation compliance, and feasibility of application in the IPS offices around the country. The panel of experts agreed on the importance of the development of tools that provide information on regulation compliance and hospital management, as they benefit correct and opportune decision-making in the management of disallowances and portfolio recovery processes in the hospitals.

Objetivo: a investigação pretende validar una ferramenta de auditoria para a validação de contas médicas e a gestão de glosas nos processos de auditoria com o fim de avaliar, controlar e melhorar os padrões de qualidade e gestão nas instituições de saúde. Metodologia: se optou por um estudo de corte exploratório misto. A investigação se realizou em três fases: primeiro, se identificaram as principais causas pela que as EPS glosam as faturas às IPS; posteriormente, se desenhou uma ferramenta que permite a auditoria interna das faturas, prévio envio às EPS e a gestão das glosas recebidas e; finalmente, se submeteu a ferramenta a validação por meio de um painel de especialistas. Resultados: se desenhou uma ferramenta incorporando critérios de validação de faturas para os conceitos de tarifas e suportes, se incorporaram seis módulos que permitem parametrizar contratos EPS ­ IPS, registrar faturas, auditar suportes e tarifas, carregar faturas de forma massiva, gerir glosas e gerar indicadores e suportes do processo de gestão. A ferramenta foi validada com um painel de especialistas, conformado por cinco membros, quem valoraram a usabilidade, claridade, facilidade e factibilidade de aplicação da ferramenta no setor saúde. Conclusões: a investigação propõe uma ferramenta constituída por diferentes módulos de acordo com o processo e se valorizaram critérios de claridade, cumprimento de normatividade e factibilidade de aplicação nas IPS do país. O painel de especialistas coincidiu na importância do desenvolvimento destas ferramentas que entregam informação de cumprimento normativo e da gestão hospitalar já que beneficiam a toma de decisões acertada e oportuna na gestão de glosas e os processos de recuperação de carteira nas IPS.

Faturamento Hospitalar aplicado ao serviço de parto: modelo alternativo ao fee-for-service / Facturación Hospitalaria aplicada al servicio de parto: modelo alternativo al fee-for-service / Hospital billing for birthing services: an alternative model to fee-for-service

Resumo Objetivo Propor modelo alternativo ao faturamento hospitalar de pagamento por procedimento para pagamento por pacotes de serviço. Métodos Trata-se de uma pesquisa exploratório-descritiva, documental, baseada em dados secundários, com abordagem quantitativa, realizado em três etapas: I-levantamento de custos hospitalares; II-escolhas dos protocolos de atendimento; III-elaboração de pacotes de serviço. Para isso, foi analisado o comportamento dos custos hospitalares do serviço de parto de um hospital materno infantil público no período de 2014 a 2016. Também foram considerados protocolos para formar pacotes de serviços, com base nas indicações de parto do Ministério da Saúde e Conitec, nos indicadores QALY e de segurança do paciente. Resultados Considerando o estado de saúde da paciente, foi possível montar 3(três) pacotes de serviços, classificados como pacotes 1, 2 e 3, sendo a gestante de risco habitual classificada como pacote 1 com um custo médio de R$9.652,63; a gestante de alto risco, classificada como pacote 2 apresentou um custo médio de R$ 18.557,99; e a gestante de risco extremo, classificada como tipo 3 apresentou um custo médio de R$ 41.386,49. Conclusão Ao entrar em um hospital, a parturiente será classificada conforme o grau de risco apresentado. Com isso, tanto a paciente quanto os provedores de saúde saberiam o custo estimado do seu atendimento. Isso diminuiria a quantidade de procedimentos registrados pela assistência, permitindo dedicar mais tempo para a paciente, seguindo protocolos de atendimento padronizados. O caso pode ser replicado em qualquer instituição pública ou privada, levando-se em consideração os seus custos e os indicadores de qualidade da unidade.

Resumen Objetivo Proponer un modelo alternativo a la facturación hospitalaria por procedimientos de paquetes de servicios. Métodos Investigación exploratorio-descriptiva, documental, basada en datos secundarios, de abordaje cuantitativo, realizada en tres etapas: I-relevamiento de costos hospitalarios; II-elección de protocolos de atención; III-elaboración de paquetes de servicio. Se analizó el comportamiento del costo hospitalario del servicio de parto de un hospital Maternoinfantil público entre 2014 y 2016. También se consideraron protocolos para conformar paquetes de servicio según indicaciones de parto del Ministerio de Salud y el Conitec, en los indicadores QALY y de seguridad del paciente. Resultados Considerando el estado de salud del paciente, pudieron elaborarse 3 (tres) paquetes de servicios, clasificados como 1, 2 y 3, habiéndose considerado a la parturienta con riesgo normal como paquete 1 con costo promedio de R$9.652,63; la parturienta de alto riesgo fue clasificada como paquete 2, presentando costo promedio de R$18.557,99; la parturienta con riesgo extremo fue clasificada como paquete 3, presentando costo promedio de R$41.386,49. Conclusión En su admisión, la parturienta será clasificada según el grado de riesgo. Así, tanto la paciente como los proveedores de salud conocerán el costo estimado de su atención. Eso disminuiría la cantidad de procedimientos registrados en la atención, permitiendo dedicarle mayor tiempo a la paciente, siguiendo protocolos de atención estandarizados. El caso puede replicarse en cualquier institución pública o privada, considerando sus costos y los indicadores de calidad de la unidad.

Abstract Objective To propose an alternative model to hospital fee-for-service billing by using bundled service charges. Methods This was documentary, exploratory, descriptive research based on secondary data, using a quantitative approach, conducted in three stages: I - hospital cost survey; II - choice of caring protocols; III - development of bundled services. The hospital costs of the birthing service in a public maternity hospital were analyzed from 2014 to 2016. Protocols were also considered to create bundled services, based on the birth indications of the Ministry of Health and the National Commission for Incorporation of Technologies (Conitec), in the quality-adjusted life-year indicators (QALY and patient safety indicators. Results Considering the patient's state of health, three bundles were developed, classified as Bundle 1, 2 and 3. The normal risk pregnant woman was classified as Bundle 1, with an mean cost of R$9,652.63; the high-risk pregnant woman was classified as Bundle 2, presenting a mean cost of R$18,557.99; and, the extreme-risk pregnant woman was classified as Bundle 3, with a mean cost of R$41,386.49. Conclusion When hospitalized, the parturient is classified according to the level of risk present. Therefore, both the patient and the health providers can estimate the costs associated with specific levels of care. This strategy can reduce the amount of documentation, allowing more time for patient care, following standardized care protocols. The methodology can be replicated in any public or private institution, taking into account its costs, and the quality indicators for care.

Faturamento de curativos grau ii e registros: contribuições da Enfermagem / Facturación de curativos de grado ii y registros: contribuciones de la Enfermería / Billing of level ii wound treatment and records: Nursing contributions

RESUMO Objetivo: este estudo verificou se uma ação educativa desenvolvida com enfermeiros contribuiu para o registro de curativos e consequentemente para o aumento do faturamento do procedimento curativo grau II. Método: estudo exploratório, descritivo quantitativo. Os dados foram coletados das folhas de prescrição e evolução do prontuário e no Centro de Processamento de dados do hospital, antes e após ação educativa, cujo enfoque foi a importância dos registros de enfermagem. Obteve-se 532 ocorrências, sendo 266 antes e 266 após a intervenção. As variáveis foram analisadas segundo suas frequências e porcentagens, a saber: prescrição, evolução, aprazamento, checagem do curativo, categoria profissional do prescritor e do executor do procedimento. Para análise de associações entre variáveis, utilizou-se os testes Qui-quadrado ou Teste de Diferença de Proporção. Resultados: após a ação educativa, verificou-se o aumento no número dos registros de prescrições, aprazamentos e checagens, fato que interfere diretamente no faturamento deste procedimento, cujo demonstrativo apresentado pela unidade correspondeu a R$ 9.201,60 antes e R$ 25.142,40 após a ação. Não houve alteração significativa no registro da evolução do procedimento. Conclusão: desta forma, evidenciou-se o aumento das prescrições após a ação educativa, o que por sua vez, resultou em aumento no faturamento. Assim, recomenda-se a proposição de estudos referentes ao faturamento, relacionado aos registros das ações efetuadas pela enfermagem, assim como o investimento dos gestores em ações educativas.

RESUMEN Objetivo: este estudio verificó si una acción educativa desarrollada con enfermeros contribuyó para el registro de curativos y, consecuentemente, para el aumento de la facturación del procedimiento curativo del grado II. Método: estudio exploratorio y descriptivo-cuantitativo. Los datos fueron obtenidos de las hojas de prescripción y evolución del prontuario y en el Centro de Procesamiento de datos del hospital, antes y después de una acción educativa, cuyo enfoque fue la importancia de los registros de enfermería. Se obtuvieron 532 ocurrencias, siendo 266 antes y 266 después de la intervención. Las variables fueron analizadas según sus frecuencias y porcentajes, a saber: prescripción, evolución, aplazamiento, chequeo del curativo, categoría profesional del prescriptor y del ejecutor del procedimiento. Para el análisis de asociaciones entre variables se utilizaron los testes Chi-cuadrado o el Test de Diferencia de Proporción. Resultados: después de la acción educativa, se verificó el aumento en el número de los registros de prescripciones, aplazamientos y chequeos, hecho que interfiere directamente en la facturación de este procedimiento y cuyo demostrativo presentado por la unidad correspondió a R$ 9.201,60 antes y R$ 25.142,40 después de la acción. No hubo alteración significativa en el registro de la evolución del procedimiento. Conclusión: de esta forma, se evidenció el aumento de las prescripciones después de la acción educativa, y así, resultó en el aumento de la facturación. Por lo tanto, se recomienda la proposición de estudios referentes a la facturación, relacionados con los registros de las acciones efectuadas por la enfermería, así como la inversión de los gestores en acciones educativas.

ABSTRACT Objective: to verify whether an educational action developed with nurses contributed to improved documentation on wound treatment, thereby enabling more accurate billing related to level II wound treatment Methods: exploratory, descriptive and quantitative study. Data were collected from the prescription and evaluation sheets of the clinical record, and from the hospital data processing center, before and after the educational action focusing on the importance of nursing records. Among 532 events reviewed, 266 were before and 266 after the intervention. The variables were analyzed according to frequencies and percentages, namely: prescription, evaluation, schedule time, documentation, professional category of the prescriber and the person performing the procedure. The associations between variables were analyzed using the Chi-square or the test for the difference in proportions. Results: the amount of prescriptions, schedule time, and documentation increased after the educational action, which directly influences billing for the procedure; costs were R$ 9,201.60 before and R$ 25,142.40 after the action. No significant change was identified in the nursing evaluation related to the procedure. Conclusion: an increase in prescriptions after the educational action was verified, which, in turn, resulted in an increase in billable services. Further studies involving billing as a result of nursing records of interventions are necessary, as well as the investment of the managers in educational actions.

Estudo da auditoria de contas em um hospital de ensino / Estudio de la auditoría de cuentas en un hospital de enseñanza / Study of billing audits in a teaching hospital

RESUMOObjetivos:verificar os itens componentes das contas hospitalares, conferidos por enfermeiros auditores, que mais recebem ajustes no momento da pré-análise; identificar o impacto dos ajustes no faturamento das contas analisadas por enfermeiros e médicos auditores e identificar as glosas relacionadas aos itens conferidos pela equipe de auditoria.Método:pesquisa quantitativa exploratória, descritiva, do tipo estudo de caso único.Resultados:após a análise de 2.613 contas constatou-se que o item mais incluído por enfermeiros foram gases (90,5%) e o mais excluído medicamentos de internação (41,2%). Materiais de hemodinâmica; gases e equipamentos foram os que mais impactaram nos ajustes positivos. Os ajustes negativos decorreram de lançamentos indevidos nas contas e não geraram prejuízos de faturamento. Do total de glosas 52,24% referiu-se à pré-análise dos enfermeiros e 47,76% a dos médicos.Conclusão:a presente investigação do processo de pré-análise fornece subsídios que contribuem para o avanço no conhecimento sobre a auditoria de contas hospitalares.

RESUMENObjetivos:comprobar los elementos que componen las cuentas del hospital, controladas por enfermeras auditores que reciben más ajustes en el momento de pre-análisis, identifi car el impacto de los ajustes a la facturación de las cuentas examinadas por las enfermeras y los médicos auditores; identifi car las glosas relacionadas con los puntos otorgados por equipo de auditoría.Método:estudio cuantitativo, exploratorio, descriptivo, tipo de investigación de caso único.Resultados:después de análisis de 2613 cuentas se encontró que el elemento más incluido por el enfermeros fue gas (90,5%) y lo más excluido fue hospitalización medicamentos (41,2%). Materiales de gases y equipos hemodinámicamente fueron los más afectados en los ajustes positivos. Los ajustes negativos fueron el resultado de errores en las cuentas y no generan pérdidas de ingresos. El rechazo total fue de 52,24% en relación a la pre-análisis de las enfermeras y de 47,76% de los médicos.Conclusión:esta investigación del proceso de preanálisis proporciona subsidios que contribuyen al avance de los conocimientos sobre la auditoría de las cuentas de los hospitales.

ABSTRACTObjectives:to determine which component items of hospital bills, examined by nurse auditors, were adjusted the most during pre-analysis; to identify the impact upon revenue caused by the adjustments to bills analyzed by physician and nurse auditors; and to identify disallowances related to items checked by the audit team.Method:quantitative, exploratory, descriptive, singlecase study.Results:after analysis of 2,613 bills, it was found that the item most included by nurses was gas (90.5%) and the most excluded was inpatient drugs (41.2%). Hemodynamics materials, gases and equipment had the greatest impact on upward adjustments. Downward adjustments were the result of improper entries on bills and did not generate revenue losses. Of total disallowances, 52.24% were related to the pre-analysis of nurses and 47.76% to that of physicians.Conclusion:this study of the pre-analysis process provides input that enhances knowledge about hospital bill audits.

Processo de formação de contas em um hospital de ensino especializado em cardiologia e pneumonia / The billing process at a teaching hospital specialized in cardiology and pulmonology / Proceso de formación de cuentas en un hospital de enseñanza especializado en cardiología y neumología

Esta pesquisa exploratória objetivou descrever e mapear o processo de formação de contas em um hospital público universitário, de nível terciário, especializado em cardiologia e pneumologia. No período de maio a junho de 2012, procedeu-se à identificação e documentação das etapas do processo que foram validadas junto aos profissionais envolvidos na auditoria de contas hospitalares. Evidenciou-se que, no momento da pré-análise das contas, os auditores realizam correções para fundamentar a cobrança dos procedimentos e evitar glosas e perdas de faturamento. O mapeamento do processo permitiu a proposição de estratégias visando minimizar o tempo de apresentação de contas às fontes pagadoras. Ao conferir visibilidade à dinâmica deste processo, fundamental para o equilíbrio econômico-financeiro do hospital estudado, torna-se esse conhecimento de domínio público e acessível a outras organizações de saúde que queiram incrementar o seu faturamento e reduzir as divergências entre o prontuário clínico e a conta hospitalar do paciente.

The objective of this exploratory study was to describe and map out the billing process in a public tertiary-level university hospital specialized in cardiology and pulmonology. In the period between May and June of 2012, we identified and documented the steps in the process validated by the professionals involved in the hospital bill audit service. We found that during billing pre-analysis, auditors make corrections to justify the billing of procedures and to avoid unwarranted billing and loss of revenue. Mapping out the process allowed us to propose strategies to minimize the time for presenting bills to payment sources. By bringing visibility to this process, which is fundamental for the economic-financial balance of the studied hospital, we bring such knowledge to the public domain. Thus, it is accessible to other health organizations that wish to increment their revenue and reduce divergences be tween patient charts and the patient's hospital bill

Se objetivó describir y mapear el proceso de formación de cuentas en un hospital público universitario terciario especializado en cardiología y neumología. Entre mayo y junio de 2012 se procedió a identificar la documentación de las etapas del proceso, validadas con los profesionales involucrados en la auditoría de cuentas hospitalarias. Se evidenció que antes del análisis de cuentas, los auditores realizan correcciones para fundamentar la cobranza de los procedimientos y evitar divergencias y pérdidas de facturación. El mapeo del proceso permitió la propuesta de estrategias orientadas a disminuir el tiempo de presentación de cuentas a las fuentes de pago. Al otorgársele visibilidad a la dinámica del proceso, fundamental para el equilibrio económico-financiero del hospital estudiado, ese conocimiento se vuelve de dominio público y es accesible para otras organizaciones de salud que quieran incrementar su facturación y reducir las divergencias entre las historias clínicas y la cuenta hospitalaria del paciente.

Experiencia exitosa SIEF en el hospital Rafael Uribe Uribe: información fiable, completa y oportuna / Successful SIEF experience at the Rafael Uribe Uribe hospital: reliable, complete and timely information

Como parte de las estrategias para alcanzar mayor eficiencia en la prestación de servicios y, particularmente, en respuesta a dos de los principales problemas que enfrentaba el hospital Rafael Uribe Uribe en materia de disponibilidad de información veraz, completa, oportuna y centralizada, que además permitiera la confrontación de datos entre lo reportado por facturación y lo informado por estadística, se creó el Sistema de Información de Estadística y Facturación (SIEF). El SIEF es un sistema de información que permite el mejoramiento continuo del conjunto de actividades, métodos, procesos y procedimientos para la prestación de servicios, que utiliza y aprovecha los datos digitados en el aplicativo actual de facturación para obtener oportunamente indicadores de gestión, estadísticas vitales en salud, informes de producción, cuentas de facturación y registros individuales de prestación de servicios (RIPS) por pagador; paralelamente se adaptaron y mejoraron los procesos y procedimientos de admisión, atención y facturación, y se crearon los procesos de auditoría de calidad pre y pos en los servicios de salud. Los resultados de la implementation del SIEF son: el incremento en la satisfacción de los usuarios -internos y externos-, la disminución de glosas, la presentación oportuna de cuentas e informes estadísticos y de ingresos, el aumento de la facturación, la disminución de costos de operación de los procesos de estadística y facturación, nuevas formas de facturación y de acceso a los servicios en promoción y prevención, y mayor liquidez para la institución, entre otros. Ambos desarrollos posibilitan una administración más eficiente y oportuna de los recursos institucionales e inciden en el mejoramiento de la calidad de los servicios.

As part of the strategies to achieve greater efficiency in the provision of services and, particularly, in response to two of the main problems faced by the Rafael Uribe Uribe hospital in terms of availability of accurate, complete, timely and centralized information, which also allowed the comparison of data between what was reported by billing and what was reported by statistics, the Statistics and Billing Information System (SIEF) was created. The SIEF is an information system that allows for the continuous improvement of the set of activities, methods, processes and procedures for the provision of services, which uses and takes advantage of the data entered in the current billing application to obtain timely management indicators, vital health statistics, production reports, billing accounts and individual service provision records (RIPS) by payer; at the same time, the admission, care and billing processes and procedures were adapted and improved, and the pre and post quality audit processes were created in the health services. The results of the implementation of the SIEF are: an increase in the satisfaction of internal and external users, a decrease in the number of claims, the timely submission of accounts and statistical and income reports, an increase in billing, a decrease in the operating costs of the statistical and billing processes, new forms of billing and access to promotion and prevention services, and greater liquidity for the institution, among others. Both developments make possible a more efficient and timely administration of institutional resources and have an impact on the improvement of the quality of services.